Alle Jahre wieder steht der Abschluss bzw. Jahreswechsel vor der Tür. Aber welche Schritte sind hier zu beachten und wie geht man am besten vor?
Mit diesem Thema möchten wir uns in diesem Blogartikel beschäftigen und dir eine allgemeine Checkliste mit den wichtigsten Punkte, die beim Jahresabschluss in der Buchhaltung zu berücksichtigen sind, zur Verfügung stellen.
ToDos für den Jahresabschluss in der doppelten Buchhaltung
- Durchführung der Inventur: d.h. die Aufzeichnung aller im Unternehmen vorhandenen Vermögensteile und Schulden
- Buchführung abstimmen bzw. Korrekturarbeiten vornehmen: Man stimmt die Ergebnisse der durchgeführten Inventur mit der Buchhaltung ab, korrigiert eventuelle Fehlbuchungen usw.
- Bewerten der Vermögensgegenstände sowie der Schulden
- Aufstellung bzw. Erfassung der Um- und Nachbuchungen
- Erstellung der Bilanz, GuV
- Jahresabschluss auswerten: Kennzahlen berechnen, Steuererklärungen erstellen usw.
ToDos für den Jahresabschluss in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
- Abstimmung der Konten bzw. Buchhaltung: Durchsicht/ Kontrolle der Buchhaltung
- Erstellung der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung : Gegenüberstellung der Betriebseinnahmen, den Betriebsausgaben
- Erstellung des Anlageverzeichnisses
- Umbuchung der Steuerkonten
- Eventuelle Korrektur der Bewirtungsspesen usw.
Jahreswechsel in computerunterstützter Buchhaltung
Die computerunterstützte Buchhaltung erleichtert den Jahreswechsel wesentlich. Einige mühsame Schritte wie z.B. der Abschluss der Konten sowie der Übertrag auf die Abschlusskonten fällt hier weg. Die Übernahme der Eröffnungsbuchungen erfolgt in den meisten Fällen automatisch.
Grundsätzlich sind beim Jahreswechsel in einer Buchhaltungs-Software folgende Schritte wichtig:
1. Anlegen eines neuen Buchungsjahres:
Hierbei handelt es sich grundsätzlich um zeitlich festgelegte Perioden, in welchem die entsprechenden Buchungen und Rechnungen erfasst werden können.
Diese zeitlichen Perioden sind im Buchhaltungsbereich streng abgegrenzt und verfügen jeweils über einen eigenen Kontenplan und eigene Belegkreise. Die Startwerte der einzelnen Bereiche (Belegkreise, Nummernkreise usw.) beginnen wieder von „1“, sofern die Werte nicht bearbeitet werden.
2. Festlegen der Startwerte:
Sollen die Startwerte der einzelnen Belege an bereits vorhandenen Werten anknüpfen und fortlaufend nummeriert werden, können diese angepasst werden.
3. Übernahme der Salden aus der Vorperiode:
Bitte achte hierbei darauf, dass dieser Schritt erst dann ausgeführt wird, wenn das Geschäftsjahr „fertig“ gebucht wurde, die Steuerkonten auf die entsprechenden Konten umgebucht wurden und keine Änderungen bzw. Buchungen mehr vorgenommen werden müssen. In diesem letzten Schritt übernimmst du die Salden aus der Vorperiode und lässt die Eröffnungsbuchungen automatisch generieren.
Jahreswechsel am Beispiel von ProSaldo.net
Im Modul „Einnahmen-Ausgaben-Rechnung“
1. Schritt: Anlage einer neuen Buchungsperiode:
Diese kannst du unter „Einstellungen“ – “Buchungsjahre“ – “Neu“ anlegen:
ProSaldo.net schlägt dir automatisch das nächstfolgende Buchungsjahr vor. Mit Klick auf „Speichern“ werden die Werte gespeichert und das neue Buchungsjahr angelegt. Sobald das Buchungsjahr angelegt wurde, sind nachträgliche Änderungen bezüglich des Zeitraums nicht mehr möglich.
Bitte beachte hierbei, dass eine neue Buchungsperiode grundsätzlich nur vom „Hauptbenutzer“ angelegt werden kann!
2. Schritt: Festlegen der Startwerte:
Neben dem Buchunhsjahr kann man auf der rechten Seite die „Nummernkreise“ vergeben, indem man die Startwerte der einzelnen Belegarten (Angebot, Rechnung, Auftrag und Lieferschein) festlegt.
Bitte beachte: Wurden im Buchungsjahr bereits Belege (z.B. Rechnungen) erstellt, kann als Startwert nur eine höhere Zahl als die bereits erstellten Belege eingegeben werden!
3. Schritt: Übernahme der Salden aus der Vorperiode:
Um die Salden aus dem Vorjahr übernehmen zu können, musst du das neu angelegte Buchungsjahr unter „Einstellungen” -> „Buchungsjahre“ -> rechts auf die drei Punkte klicken -> „Zum derzeitigen Buchungsjahr“ machen.
Nachdem du dich nun im richtigen Buchungsjahr befinden, kannst du im gleichen Menüpunkt die “EB und OP aus Vorjahren übernehmen“ und somit die Endbestände der Verrechnungskonten sowie die offenen Posten aus dem Vorjahr übernehmen:
Hier wird dir automatisch der erste Tag des neuen Buchungsjahres, der Belegkreis „EB“ sowie der Buchungstext, „Eröffnungsbuchung“ vorgeschlagen. Bei Bedarf können diese Werte geändert werden.
Bitte beachte, dass eine automatische Übernahme nur dann möglich ist, wenn auch das Vorjahr mit ProSaldo.net gebucht wurde.
Im Modul „doppelte Buchhaltung“ (Bilanz)
Die ersten 2 Schritte decken sich hier mit der Anleitung vom Modul „Einnahmen-Ausgaben-Rechnung“.
Beim 3. Schritt ist folgendes zu beachten:
Im Modul der Bilanz wird zwischen einer vorläufigen und einer endgültigen Saldenübernahme unterschieden.
(1) Bei der „vorläufigen Saldenübernahme“ werden dir die Salden sowie die offenen Posten aus dem Vorjahr übernommen. Die Eröffnungsbuchungen werden mit dieser Funktion jedoch noch nicht generiert. Diese Funktion kann jederzeit rückgängig gemacht werden.
(2) Bei der „endgültigen Übernahme von EB und OP“ werden nicht nur die offenen Posten übernommen, sondern auch die Eröffnungsbuchungen automatisch generiert. Bitte beachte hierbei, dass diese Funktion nur einmalig durchgeführt werden kann und nachträglich nicht mehr rückgängig gemacht werden kann.
Du findest die oben beschriebenen Funktionen jeweils unter „Einstellungen“ – “Buchungsjahre“ – “. . . Mehr“.
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