Mit dem Update am 23. Jänner wurde die Funktion für den Import von Konten freigeschaltet. Dh du kannst jetzt deine Konten in ProSaldo.net H5 importieren.

Import von Konten – die Vorbereitung

Deine Konten müssen in eine gewisse Form gebracht und als *.csv- oder *.txt-Datei vorliegen. Dabei sollten in der Datei folgende Daten vorhanden sein:

– Kontonummer*
– Kontobezeichnung*
– Steuercode
– Grundlage E1a
– Kontentyp*
– GuV1
– GuV2

Felder, die mit * markiert sind, sind Pflichtfelder.

Import von Konten – Schritt 1 – Funktion aufrufen

Gehe zu „Einstellungen“ – „Datenimport“:

Import von Konten –  Schritt 2 – Importdatei auswählen

Wähle die *.csv- bzw. *.txt-Datei aus, die du importieren möchtest, gib das verwendete Trennzeichen an und ob die erste Zeile der Datei Überschriften enthält. Bei „Was möchtest du importieren?“ wähle „Konten“ aus. Bestätige mit einem Klick auf „Weiter“.

Import von Konten –  Schritt 3 – Felder zuordnen

Hier kannst du vorhandene Konten löschen, bevor du die neuen importierst, Kontenplanstelligkeit prüfen bzw. angeben, ab welcher Zeile der Import beginnen soll.

Ordne nun die Felder aus deiner Importdatei den Feldern in ProSaldo.net zu. Rechts siehst du jeweils die Vorschau des Imports:

Wenn du alle Felder zugeordnet hast, bestätigst du den Import mit „Weiter“

Import von Konten –  Schritt 4 – Importvorschau

Hier siehst du deine importierten Daten. Falls Daten nicht importiert werden können, siehst du hier die entsprechenden Fehlermeldungen.

Import von Konten –  Schritt 5 – Zusammenfassung

Hier findest du eine Zusammenfassung, ob alle Daten importiert werden konnten oder ob etwas fehlgeschlagen ist. Solltest du für den Import ausführlichere Hilfe benötigen, melde dich bei unserem Supportteam!

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Mit dem Update am 23. Jänner wurde die Funktion für den Import von Produkten freigeschaltet. Dh du kannst jetzt deine Produkte in ProSaldo.net H5 importieren.

Import von Produkten – die Vorbereitung

Deine Produkte müssen in eine gewisse Form gebracht und als *.csv- oder *.txt-Datei vorliegen. Dabei sollten in der Datei folgende Daten vorhanden sein:

– Produktnummer*
– Kurzbezeichnung*
– Langbezeichnung
– Preis*
– Brutto / Netto (= Brutto- oder Netto-Preis)
– USt-Satz
– Erlöskonto (das Konto, auf dem die Verkäufe aufgezeichnet werden sollen)
– Produktgruppe (kann vorab in ProSaldo.net anlegt werden)
– Mengeneinheit (zB Stk., Std., etc.)
– Lagerartikel (Soll ein Lagerbestand mitgezählt werden? WAHR = Ja, FALSCH = Nein)
– Lagerbestand
– Meldebestand (Ab wie viel Stück soll ProSaldo.net melden, dass das Lager knapp wird?)

Felder, die mit * markiert sind, sind Pflichtfelder.

Import von Produkten – Schritt 1 – Funktion aufrufen

Gehe zu „Einstellungen“ – „Datenimport“:

Import von Produkten –  Schritt 2 – Importdatei auswählen

Wähle die *.csv- bzw. *.txt-Datei aus, die du importieren möchtest, gib das verwendete Trennzeichen an und ob die erste Zeile der Datei Überschriften enthält. Bei „Was möchtest du importieren?“ wähle „Produkte“ aus. Bestätige mit einem Klick auf „Weiter“.

Import von Produkten –  Schritt 3 – Felder zuordnen

Ordne nun die Felder aus deiner Importdatei den Feldern in ProSaldo.net zu. Rechts siehst du jeweils die Vorschau des Imports:

Wenn du alle Felder zugeordnet hast, bestätigst du den Import mit „Weiter“

Import von Produkten –  Schritt 4 – Importvorschau

Hier siehst du deine importierten Daten. Falls Daten nicht importiert werden können, siehst du hier die entsprechenden Fehlermeldungen.

Import von Produkten –  Schritt 5 – Zusammenfassung

Hier findest du eine Zusammenfassung, ob alle Daten importiert werden konnten oder ob etwas fehlgeschlagen ist. Solltest du für den Import ausführlichere Hilfe benötigen, melde dich bei unserem Supportteam!

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Daten abtippen war gestern! Du kannst ins ProSaldo.net mit ein paar Klicks deine Kontakte, Konten und Produkte ganz komfortabel importieren. Dazu müssen die Daten einfach nur als CSV- oder TXT-Datei vorliegen und eine gewisse Struktur aufweisen.

Unter „Einstellungen“ findest du den Punkt „Datenimport“. Dort kannst du wählen, ob du deine Konten, deine Kontakte und/oder deine Produkte importieren möchtest.

Beim Importvorgang siehst du eine Vorschau deiner Daten und kannst sie ganz einfach den Feldern in ProSaldo.net zuweisen. Fehlermeldungen bei falschen Daten zeigen dir, wo noch Handlungsbedarf ist.

In der Zusammenfassung siehst du dann, ob alles importiert werden konnte oder ob etwas fehlgeschlagen ist. Solltest du für den Import ausführlichere Hilfe benötigen, melde dich bei unserem Supportteam!

Hier findest du die ausführlichen Anleitungen zu den Importmöglichkeiten:

Import von Kontakten

Import von Produkten

Import von Konten

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Wir haben einen unserer Kunden nach seinen Erfahrungen mit ProSaldo.net gefragt. Im Interview hat er uns verraten, warum er ProSaldo.net verwendet, welche Vorteile er darin sieht und was ihn am meisten an der Online-Lösung begeistert.

Bitte um kurze Vorstellung!
Mein Name ist Stefan Guggemos und ich betreibe seit 2013 mit meinem Partner zusammen die Firma Sharkfin Entertainment. Wir bieten mit „Escape Mission“ unseren Kunden eine Freizeitunterhaltung an, wo sie Rätsel lösen können, um dann gemeinsam ein Abenteuer zu bestehen.

Warum ProSaldo.net?
Als wir unsere Firma gegründet haben, haben wir uns überlegt, wie wir die Buchhaltung und Fakturierung am praktischsten abwickeln können. Da sind wir auf ProSaldo.net gekommen, weil dort eigentlich alles, was wir als Kleinunternehmen brauchen, finden.

ProSaldo.net war von Anfang an recht selbsterklärend, sodass wir mit wenigen Rückfragen bei unserer Steuerberaterin sehr selbstständig mit dem Programm arbeiten konnten. Bevor wir wirklich gestartet haben, hatte ich einen Test-Zugang, bevor wir Echt-Betrieb gegangen sind, um dort mal alle möglichen Sachen auszuprobieren. Das hat sehr gut funktioniert.

Buchhaltung online erledigen– welche Vorteile hat das?
Für uns ist es ganz wichtig, dass wir von jedem Internet-PC auf unsere Daten zugreifen können. Wir sind ein sehr junges Unternehmen, deswegen müssen wir sehr flexibel sein und allein die räumliche Unabhängigkeit hilft uns da sehr stark. Bei ProSaldo.net sind alle unsere Kundendaten für uns von überall – auch mobil – zugänglich.

Wie kann man mit ProSaldo.net Geld sparen?
Für unsere Buchhaltung ist es sehr einfach, dass wir die Belege selber in ProSaldo.net eintragen können und somit einen großen Kostenfaktor loswerden, nämlich dass das nicht der Steuerberater für uns machen muss. Und am Jahresende kann dieser ganze Pulk an Belegen elektronisch zur Steuerberaterin gehen, die dann eben denn Abschluss für uns macht.

Wie setzt ihr ProSaldo.net ein?
Vom ProSaldo.net verwenden wir einerseits die Registrierkasse sowie auch die klassische Fakturierung für die Rechnungen für die Kunden im Laden oder für die Online Bestellungen. Aber wir machen auch die gesamte Buchhaltung über ProSaldo.net. Praktisch ist, dass wir das von überall machen können – mit einem Internet PC – und das dann unsere Steuerberaterin auf die Daten zugreifen kann, die dann unseren Jahresabschluss macht.

Wie sind die Erfahrungen mit der Registrierkasse von ProSaldo.net?
Die Registrierkasse war eine ziemliche Erleichterung für uns, denn wenn Kunden zu uns in Geschäft kommen, zahlen sie bar oder mit Bankomatkarte. Diese Umsätze sind dann in der Registrierkasse erfasst, das heißt, da brauchen wir nicht viele Belege sammeln oder sortieren, sondern das wird dann als eine Position in die Buchhaltung übernommen.

Wie genau läuft die tägliche Arbeit mit der Registrierkasse?
Kunden kommen in unser Geschäft und bezahlen dann ihre Mission, die sie bei uns absolvieren werden. Das muss ja mit der Registrierkasse abgewickelt werden. Da ist es für uns besonders praktisch, dass die auch im ProSaldo.net-System verfügbar ist. Somit sind auch alle unsere Produkte, die wir schon angelegt haben, verfügbar und wir können den Kunden leicht und schnell eine Rechnung ausstellen, was ja sowieso wegen der Registrierkassenpflicht notwendig ist. Pro Monat haben wir in etwa 150 Buchungen, von denen die meisten dann vor Ort in bar bezahlt werden, sprich über die Registrierkasse abgewickelt werden, und 30-40 Online-Bestellungen von Gutscheinen oder ähnlichen, die wir dann über das Fakturierungstool abwickeln.

Wieviel Zeit braucht ihr monatlich für die Buchhaltung?
Der Zeitaufwand für unsere Buchhaltung, würde ich sagen, ist ca. zwei Tage im Monat. Wir sortieren laufend die Belege nach, allerdings gibt es dann einen Tag, wo man die Belege ganz genau nach Datum sortieren muss und dann einen weiteren Halb-Tag bis Tag, an dem die ganzen Belege eingetragen werden.

Rechnungen im Word oder mit ProSaldo.net schreiben?
Als wir uns nach einer Buchhaltungs-Software umgeschaut haben, haben wir auch überlegt, wie machen wir das mit den Rechnungen. Die kann man natürlich als kleines Unternehmen im Word schreiben und tippen und ausstellen. Allerdings haben wir dann festgestellt, dass wir wohl zu viele Rechnungen dafür haben werden und dass es einfach viel praktischer ist, wenn die Rechnungen von ProSaldo.net ausgestellt werden, sie dann gesetzeskonform sind und das es auch auf jeden Fall eine fortlaufende Rechnungsnummer gibt, die auch nicht aus Versehen doppelt vergeben werden kann.

Wie ist eure Erfahrung mit der Umsatzsteuervoranmeldung mit ProSaldo.net?
Die Umsatzsteuervoranmeldung funktioniert mit ProSaldo.net auch ganz einfach. Die Daten werden grundsätzlich auf Knopfdruck generiert und es ist dann sogar möglich, sie direkt aus ProSaldo.net heraus an FinanzOnline zu übertragen. Das spart uns sehr viel Arbeit, es muss nichts mehr manuell eingegeben werden.

Was sagst du zum Thema Datensicherheit bei einer Cloud-Lösung?
Datensicherheit ist für uns natürlich ein ganz besonders großes Thema. Einerseits ist es für uns sehr angenehm, dass wir nicht auf einem Rechner eine Software aktuell halten müssen, sondern das eben seitens ProSaldo.net passiert und wir von jedem Internet-PC aus auf die aktuelle Version zugreifen können. Es ist auch ein Vorteil, dass all unsere Kundendaten, unsere Rechnungen usw. in einer Cloud verfügbar sind und die Sicherheit von ProSaldo.net gewährleistet ist. Wir gehen davon aus, das die Datensicherheit gewährleistet ist und sich ProSaldo.net hier an allen Vorgaben hält und wir hoffentlich aus dem Schneider sind.

Österreichische Lösung versus Lösungen aus Deutschland?
Auch wir sind ein kleines österreichisches Unternehmen und sehen, das es wichtig ist, österreichische Lösungen zu haben. Wenn ich die Wahl zwischen zwei gleichen Angeboten habe – das eine aus Österreich und das andere aus Amerika oder sonst woher – ist die Entscheidung klar für das österreichische Unternehmen. Das heißt, es stützt auch den Standort Österreich.

Bei unserer Suche nach einer Buchhaltungslösung sind wir recht früh auf ProSaldo.net gekommen und haben dann uns gar nicht mehr so weit nach Deutschland umgeschaut. Es kann sein, dass dort auch einige Vorgaben mehr den deutschen steuerlichen Gesetzen entspricht, bei ProSaldo.net sind wir uns sicher, dass es den österreichischen Gesetzen entspricht.

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Du möchtest deine Umsatzsteuervoranmeldung direkt aus ProSaldo.net an das Finanzamt schicken, weißt aber nicht wie du zu deinem WebService-Benutzer kommst? Dann bist du hier genau richtig!

Für die Übermittlungen von Erklärungen mittels WebService an FinanzOnline wird ein eigener, spezieller Benutzer benötigt. Dieser WebService-Benutzer wird zusätzlich zum normalen Benutzer angelegt und wird ausschließlich für die WebService-Übermittlung verwendet. Für alle anderen Funktionen von FinanzOnline wird weiterhin der normale Zugang verwendet.

Ein WebService-Benutzer wird wie folgt angelegt:

1) Steige mit deinen Zugangsdaten in FinanzOnline ein.

2) Wähle das Menü “Admin” – “Benutzer Einzel”.

3) In diesem Menü vergibst du die Benutzer-Identifikation, also den Namen des neuen Benutzers.

Diese ist eine beliebige Benutzerbezeichnung mit 8-12 Stellen, der jedoch mindestens einen Buchstaben UND eine Ziffer enthalten muss, jedoch keine Sonderzeichen oder Umlaute. Nicht möglich sind daher zB NameName (fehlt Ziffer) oder 12345678 (fehlt Buchstabe) oder Name123 (zu kurz).

Anschließend markiere die Auswahlbox “Ich möchte einen neuen Benutzer hinzufügen.” und bestätige mit “Anfordern”

4) In der nächsten Maske klickst du auf “Benutzerkennung/Benutzerarten”.

5) Im nächsten Dialog müssen die Daten nun eingetragen werden.
Für den neuen Benutzer im Eingabefeld “Name neu” einen Benutzernamen angeben, dieser ist unabhängig von der Benutzer-Identifikation und kann bis zu 40 Stellen lang sein, es kann auch der gleiche sein, den man im vorherigen Feld eingetragen hat.

In den Eingabefeldern darunter (Start-Pin und Start-Pin Wiederholung) vergibst du einen Pin-Code/Passwort.

7) Im gleichen Dialog im Bereich “Benutzerarten” aktivierst du die Checkbox “Benutzer für WebService” und schließt den Dialog mit “Weiter” ab.

8 )  Im nächsten Dialog gehst du ganz nach unten und wählst “Daten prüfen” aus und kontrollierst anschließend die angezeigten Werte:

– “Name neu”: Eingegebener Benutzername; muss ausgefüllt sein

– “Start-PIN” und “Start-PIN Wiederholung”: Hier muss “Eingegeben” angezeigt werden

– “Benutzer sperren (durch Teilnehmer)”: Nein

– “Ich möchte die Benutzerrechte eines bestehenden Benutzers kopieren”: Nein

– “Supervisor”: Nein

– “Benutzer für WebService”: Ja

– “Benutzer für Registrierkassen-WebService”: Nein

Bei abweichender Anzeige verlasse die Seite mit dem Button “zur Übersicht” und wiederhole die Schritte 4 bis 7.

9) Werden die Daten richtig angezeigt, bestätige die Benutzeranlage mit “Speichern”.

Du möchtest dir die Erklärung lieber als Video ansehen? Kein Problem:

Ab sofort kannst du deine Steuererklärungen mit dem neuen WebService-Benutzer direkt aus ProSaldo.net übermitteln. Für die Übermittlung gib in der Übermittlungsmaske des Programmes deine Teilnehmernummer (ist gleich wie beim Einstieg auf der FinanzOnline Homepage), die Benutzer-Identifikation sowie den PIN ein.

Sobald eine Erklärung aus dem Programm versendet wurde, erhälst du eine Meldung, ob die Übermittlung grundsätzlich möglich war oder ob ein Fehler aufgetreten ist (Zugangsdaten fehlerhaft, falscher Benutzer, FinanzOnline Server nicht erreichbar uä).

Für weitere Unterstützung oder Fragen zu FinanzOnline steht dir die Hotline von FinanzOnline zur Verfügung. Weitere Informationen findest du unter:

https://www.bmf.gv.at/egovernment/fon/FON_Hotline.html

BEACHTE BITTE AUF JEDEN FALL:

Alle Angaben zu diesem Thema sind ohne Gewähr und beruhen auf den Angaben auf der Website von FinanzOnline zum Stand per 11. Mai 2018. Nachträgliche Änderungen auf der Seite von FinanzOnline finden keine Berücksichtigung.

Beachte beim Anlegen von Benutzern bzw. Anwenden von FinanzOnline immer die Hinweise auf der Seite.

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Das Formular U 30 (Umsatzsteuervoranmeldung) kann mittels Webservice besonders einfach in FinanzOnline abgegeben werden. Bei dieser U30-Übermittlung meldet sich das Buchhaltungsprogramm mit einem speziellen Benutzer direkt bei FinanzOnline an und übergibt das U 30-Formular.

Die sonst für die Abgabe notwendigen Schritte wie lokales Speichern der Datei, Starten des Internet-Explorers, Anmeldung bei FinanzOnline, Auswählen des richtigen Menüs in FinanzOnline sowie das Hochladen der Datei entfallen so vollständig.

Um eine UVA in ProSaldo.net mittels Webservice abzugeben, gehe wie folgt vor:

1) Wurde bisher noch keine Steuererklärung mittels Webservice abgegeben, lege einen Webservicebenutzer in FinanzOnline an (siehe “Webservice-Benutzer anlegen”).

 Tipp: Bevor du das U 30 öffnest, empfiehlt sich ein Ausdruck der Auswertung “Journal Umsatzsteuer”. In dieser Auswertung werden alle Buchungen mit Steuercode für den gewählten UVA-Zeitraum aufgelistet und können so vor der Abgabe der UVA kontrolliert werden.

2) Im Menü “Reports”, “UVA” anklicken und danach den gewünschten Zeitraum auswählen und mit “Weiter” bestätigen.



3) Kontrolliere die anzeigten Werte und drucke das Formular für die Ablage aus.

4) Nach einem Klick auf “FOnline Webservice” kann das UVA Formular sofort mit Webservice übermittelt werden. Gib nun die Zugangsdaten des Webservice-Benutzers ein und starten die Übermittlung mit dem Button “Senden”.

5) ProSaldo.net verbindet sich daraufhin mit FinanzOnline, meldet sich unter den angegebenen Zugangsdaten an und übergibt die UVA. Du erhälst sofort in Form einer Hinweismeldung die Information, ob das U 30 vom FinanzOnline Server übernommen wurde bzw. zeigt ProSaldo.net an, mit welchem Hinweis FinanzOnline die Übernahme abgelehnt hat.

6) Eine erfolgreiche Übermittlung bedeutet jedoch noch nicht, dass die Erklärung tatsächlich vollständig eingebracht wurde. Bitte kontrolliere unbedingt in deiner Databox, ob die Erklärung von FinanzOnline vollständig angenommen wurde (die Rückmeldung sollte im Normalfall spätestens am nächsten Tag in der Databox eingelangt sein).

Um die Webservice-Übermittlung unverbindlich auszuprobieren, markiere die Checkbox “Testübermittlung”. Mit dieser Option wird die Übersendung durchgeführt und du siehst sofort, ob die Webservice-Zugangsdaten korrekt sind, jedoch wird diese Übermittlung bei FinanzOnline nicht auf dein Konto übernommen, die Erklärung ist somit nicht abgegeben.

Deine Teilnehmer-ID kann mit der Checkbox “Teilnehmer-ID speichern” in ProSaldo.net gespeichert werden, die restlichen Benutzerdaten (Benutzer-Identifikation und PIN) müssen aus Sicherheitsgründen bei jeder Übermittlung eingegeben werden.

Mehr Informationen findest du auch auf der Seite des Finanzamtes.

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Einnahmen-Überschuss-Rechnung, Buchführungsrahmen und Elster. Spätestens, wenn du als österreichischer Unternehmer diese Worte in der Beschreibung einer Buchhaltungssoftware liest, sollten alle Alarmglocken läuten. Denn diese Begriffe werden bei deutschen Buchhaltungen verwendet. Und du wirst damit bestimmt nicht glücklich sein, geschweige denn sinnvoll arbeiten können.

Es gibt viele Programme am Markt, mit denen du deine Buchhaltung erledigen kannst. Oft bieten deutsche Firmen ihr Tool auch in Österreich an – aber die meisten sind eben für deutsche Buchhaltung und nicht für den österreichischen Anwender passend. Du findest dann nur deutsche Steuersätze im Programm, die UVA ist nur an Elster und nicht an FinanzOnline übermittelbar, oder du musst das System sogar komplett selbst händisch einrichten (was natürlich Detailwissen über Buchhaltung und Steuern voraussetzt).

Wir liefern dir die besten 5 Gründe, warum du auf jeden Fall auf eine österreichische Lösung setzen solltest!

Grund #1: Gesetzliche Vorgaben und Korrektheit

Solltest du kein gelernter Steuerberater sein und dich deshalb mit dem Thema Buchhaltung täglich beschäftigen, ist es sicher nicht einfach, alle Vorschriften und Regelungen zu kennen. Mit einer österreichischen Software wie ProSaldo.net kannst du dir sicher sein, dass diese entsprechend den österreichischen Gesetzen entwickelt wurde und alle Vorschriften erfüllt.  Außerdem kümmern sich unsere Experten darum, dass auch zukünftig alles korrekt ist

Grund #2: Umsatzsteuervoranmeldung für Österreich

Mit einer Software aus Deutschland wirst du in den seltensten Fällen eine korrekte UVA erstellen können. Du wirst zwar möglicherweise die Daten aus dem System auslesen können, musst diese dann aber erst wieder händisch bei FinanzOnline eintippen. Mit ProSaldo.net erstellst du deine Umsatzsteuervoranmeldung per Mausklick, die Übermittlung an FinanzOnline ist innerhalb weniger Sekunden erledigt. Und du kannst dich drauf verlassen, dass alles den österreichischen Vorschriften entspricht.

Grund #3: Bankdatenimport von österreichischen Banken

Du möchtest schnell und einfach die Bankbewegungen importieren? Nicht mit einer deutschen Software, denn hier funktioniert der Import im Normalfall nur mit deutschen Banken. Bei uns importierst du die Daten von österreichischen Banken bequem per Mausklick und profitierst nebenbei noch vom selbstlernenden Regelwerk, durch den der Import weitestgehend automatisiert wird.

Grund #4: Österreichischer Kontenrahmen & österreichische Steuersätze

In Deutschland gibt es einen anderen Kontenrahmen, der dort übrigens Buchführungsrahmen heißt. Die Einteilung der Kontenklassen und auch die GuV-Gliederung sind anders als in Österreich. Möchtest du alles selbst anlegen, einstellen und warten? Das glauben wir nicht.  Außerdem hat Deutschland andere Steuersätze als Österreich. Da wirst du Probleme haben, deine Buchhaltung richtig abzubilden. Bei ProSaldo.net ist alles korrekt voreingestellt, wird von uns gewartet, und zusätzlich kannst du natürlich alles individuell anpassen!

Grund #5: BAO & Steuerprüfung

Solltest du eine Steuerprüfung haben, möchte der Finanzprüfer von dir als erstes einen Datenexport gemäß §§131 und 132 BAO haben. Bei einer deutschen Software: Fehlanzeige! Die BAO (= Bundesabgabenordnung) gibt genau vor, wie dieser Export auszusehen hat und wird im Normalfall bei einer deutschen Buchhaltungssoftware nicht angeboten. Und das kann schlimme (und vor allem teure) Folgen für dich und dein Unternehmen haben!

Wir hoffen, dass dich diese 5 Gründe überzeugt haben, dich für eine Software zu entscheiden, die aus Österreich kommt und auch für Österreich gemacht ist, denn nur so kannst du dir sicher sein, dass deine Buchhaltung korrekt ist. Und du ersparst dir viel Zeit und wahrscheinlich auch Ärger, den du mit einer anderen Lösung haben wirst.

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Bevor du in ProSaldo.net so richtig loslegen kannst, musst du dem System ein paar Infos verraten. Das geht ganz schnell und einfach. Mit diesen Grundeinstellungen ist ProSaldo.net auf dich und dein Unternehmen angepasst. 

Betrieb anlegen und Einstellungen treffen

Gehe auf “Einstellungen” – “Eigene Betriebe”:

Dann wählst du rechts oben “Betrieb anlegen” und füllst alle Daten aus.

Wichtig ist hier, dass du die richtige Buchhaltungsform auswählst, die du benötigst: Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder doppelte Buchhaltung. Alle Daten, die du hier ausfüllst, sind für verschiedene Stellen im Programm wichtig, zB die Stammdaten für die Rechnung oder aber auch die Kontodaten.

Die Angaben zu Finanzamt und Steuernummer benötigt das System für die Umsatzsteuervoranmeldung.

ACHTUNG: Wähle zuerst das Finanzamt aus und gib dann deine Steuernummer OHNE die ersten beiden Zahlen ein.
zB. deine Steuernummer lautet 01 123/4567. “01” steht für das Finanzamt 01, welches du als erstes ausgewählen musst, die restlichen sieben Zahlen “123/4567” sind deine Steuernummer.

Solltest du eine steuerliche Vertretung (also einen Steuerberater) haben, kannst du diese Angaben auch hier erfassen.

Buchungsjahr anlegen

Wenn du einen Betrieb anlegst, wird automatisch ein Buchungsjahr angelegt – Jänner bis Dezember des aktuellen Jahrs.

Mit einem Klick auf das Jahr öffnen sich die Einstellungen. Hier kannst du die Nummernkreise einstellen. In diesen bestimmst du, mit welcher Nummer dein Angebot, Auftrag, Rechnung und Lieferschein beginnt.

Hier kannst du auch weitere Jahre hinzufügen und auch zwischen diesen wechseln, indem du auf die drei Punkte klickst und “zum aktuellen Buchungsjahr machen” auswählst.

Du kannst einzelne Buchungsjahre natürlich auch löschen. Auch das findest du hier.

ACHTUNG: Beachte hierbei bitte, dass ein gelöschtes Buchungsjahr wirklich gelöscht ist. Auch wir haben keine Möglichkeit, dieses für dich wiederherzustellen.

Wenn du nach Ablauf des ersten Buchungsjahres das nächste Buchungsjahr anlegen möchtest, findest du das auch in diesem Bereich. Zusätzlich kannst du dann hier die Eröffnungsbuchungen und offenen Posten aus dem Vorjahr übernehmen. Somit ersparst du dir das händische Buchen.

Produkte, Kunden und Konten importieren

Damit du gleich loslegen kannst, empfehlen wir dir, deine Produkte und Kunden zu importieren. Solltest du vom Steuerberater auch schon eigene Buchungskonten haben, dann kannst du diese natürlich auch importieren. Wie das geht, erklären wir dir im Blogartikel zum Datenimport.

Kundennummer vergeben

Möchtest du selbst Kundennummern vergeben oder willst, das ProSaldo.net bei einer bestimmten Nummer zu zählen beginnt, dann kannst du dies hier einstellen: “Kontakte” – “Mehr” – “Optionen”.

Das waren die ersten Schritte in ProSaldo.net. Nun bist du startklar und kannst loslegen: Unter “Rechnungen” kannst du deine erste Rechnung schreiben, unter “Buchung” beginnst du mit deiner Buchhaltung.

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Gastbeitrag von ProSaldo.net-Anwender Mario Schantl,  Inhaber und Geschäftsführer der Searchteam Consulting GmbH, über die Wandlung seines Einzelunternehmens.

Vor zwei Jahren stand ich zum ersten Mal vor der Entscheidung, mein Einzelunternehmen – eine SEO Agentur – weiterzuführen oder eine GmbH zu gründen.

Grund für diese Überlegung war die sehr gute Geschäftslage und das hohe Arbeitspensum. Genau gleich ging es zu dieser Zeit meinem Kollegen Martin, der ebenfalls Suchmaschinenoptimierung als Einzelunternehmer angeboten hat. Auch er konnte die Aufträge kaum noch alleine bewältigen.

Nach einigen Gesprächen waren wir uns einig – wir wollten uns zusammenschließen und die Synergien nutzen.

Die Wahl der richtigen Gesellschaftsform

Nach einem Gespräch mit unserem Steuerberater haben wir uns schnell für eine GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) entschieden. Dafür sprachen nicht nur die steuerlichen Vorteile sondern auch Haftungsthemen. Der oft genannte Nachteil der Stammeinlage war für uns nicht so ausschlaggebend, da diese Stammeinlage gleich nach der Gründung wieder im Unternehmen verwendet werden kann.

Schnell hatten wir uns für unseren neuen Firmennamen, Searchteam Consulting GmbH, entschieden.

Systeme zusammenführen

Nach der Unternehmensgründung war uns schnell klar, dass wir all unsere Prozesse und Systeme zusammenführen sollten. Für Außenstehende mag es überraschend sein, aber nach Jahren als Einzelunternehmer hat man sich bei den administrativen Aufgaben bereits gut an eigene Prozesse und Arbeitsschritte gewöhnt.

Die Herausforderung, all diese Themen auf ein einheitliches System zu reduzieren, war relativ groß. Wir haben dabei auch versucht, gleich auf Software zu setzen, die unseren Ansprüchen auch noch genügt, wenn unser Unternehmen wächst. Dies galt besonders für die Rechnungs- und CRM-Software. Hier war für uns von Anfang an klar, dass wir später nur mehr mit sehr hohem Aufwand auf eine andere Software wechseln können und die Entscheidung somit gut überlegt sein sollte.

Buchhaltung und Rechnungswesen

Auch bei der Buchhaltung hatten wir komplett unterschiedliche Herangehensweisen. Während Martin seine Rechnungen und Belege jeden Monat ausgedruckt seinem Buchhalter übergeben hat, war meine Buchhaltung bereits voll digitalisiert. Auch hier haben wir uns für eine vollständig digitalisierte Variante entschieden, um bereit für zukünftige Anforderungen zu sein.

Da wir rein im B2B Bereich arbeiten und unsere Kunden nur per Überweisung bezahlen, fiel das Thema Bargeld und damit Registrierkassenpflicht für uns weg.

Dennoch benötigten wir einige Monate, bis die Buchhaltung reibungslos funktioniert hat. Trotz aller Sorgfalt kam es immer wieder vor, dass Lieferanten noch an eines der Einzelunternehmen fakturiert haben, was wir dann wieder intern korrigieren mussten.

Laufende Prozesse etablieren

Trotz einiger Hürden gelang es uns, Prozesse zu etablieren, die nicht nur von uns selbst, sondern auch von Mitarbeitern erledigt werden konnten. Diese Prozesse selbst zu gestalten, zu testen, zu leben und erst dann an Mitarbeiter abzugeben, hat sich bezahlt gemacht.

Die heute verfügbaren Software-Lösungen können den administrativen Aufwand um einiges reduzieren und vereinfachen. Sehr wichtig ist dabei aber die sorgsame Auswahl, bevor man sich an Verträge bindet.

Fazit

Für uns hat sich der nicht immer einfache Weg vom Einzelunternehmer zur GmbH auf jeden Fall ausgezahlt. Wir konnten unser sehr hohes Arbeitspensum nach einiger Zeit reduzieren und dank unserer Mitarbeiter konzentrieren wir selbst uns auf unsere Stärken.

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Für österreichische Unternehmen gibt es viele verschiedene Termine in Bezug auf Buchhaltung, Steuern und sonstige Abgaben, die im Laufe des Jahres einzuhalten sind. Damit nichts vergessen wird, haben wir die wichtigsten Steuertermine für das komplette Jahr 2019 für Sie zusammengefasst.

Sie möchten alle Termine in Ihrem Kalender sehen?

Laden Sie sich unseren Steuertermin-Kalender herunter und importieren Sie diesen in Ihren Kalender.

iCalender (*.ics) ist ein standardisiertes Format zum Austausch von Kalenderinhalten und kann in z.B. Google Kalender, Android Kalender, Microsoft Outlook, Blackberry Kalender-Apps und alle OS/iOS-Kalender Applikationen eingespielt werden.

Jänner 2019

15.1. Umsatzsteuer-Voranmeldung für 11/2018
15.1. Lohnsteuer, Dienstgeberbeitrag (DB), Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag (DZ), Sozialversicherung (DG- und DN-Anteil), Kommunalsteuer für 12/2018
bis 15.1. Entrichtung der Dienstgeberabgabe 2018 für geringfügig Beschäftigte
31.1. Abgabe der Zusammenfassenden Meldung für Dezember 2018 bzw. für das 4. Quartal 2018
31.1. Übermittlung der Jahreslohnzettel für 2018 (L 16) in Papierform

Februar 2019

15.2. Umsatzsteuer-Voranmeldung für 12/2018 bzw. 4. Quartal 2018
15.2. Lohnsteuer, Dienstgeberbeitrag (DB), Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag (DZ), Sozialversicherung (DG- und DN-Anteil), Kommunalsteuer für 1/2019
15.2. Kammerumlage für 4. Quartal 2018
15.2. Einkommensteuer-Vorauszahlung und Körperschaftsteuer-Vorauszahlung 1. Viertel
28.2. Pflichtversicherung SVA
28.2. Beitragsgrundlagennachweis bei der Gebietskrankenkasse
28.2. Meldung des Jahreslohnzettel 2018 (L 16 und E 18) bei ELDA
28.2. Abgabe der Zusammenfassenden Meldung für Jänner 2019

März 2019

15.3. Umsatzsteuer-Voranmeldung für 1/2019
15.3. Lohnsteuer, Dienstgeberbeitrag (DB), Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag (DZ), Sozialversicherung (DG- und DN-Anteil), Kommunalsteuer für 2/2019

April 2019

1.4. Kommunalsteuer- und Dienstgeberabgabeerklärung für 2018 bei Stadtkasse/Gemeinde
1.4. Abgabe der Zusammenfassenden Meldung für Februar 2019
16.4. Umsatzsteuer-Voranmeldung für 2/2019
16.4. Lohnsteuer, Dienstgeberbeitrag (DB), Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag (DZ), Sozialversicherung (DG- und DN-Anteil), Kommunalsteuer für 3/2019
30.4. Abgabe der Zusammenfassenden Meldung für März 2019 bzw. für das 1. Quartal 2019
30.4. Abgabe der Steuererklärungen 2018 (Einkommen-, Umsatz-, Körperschaftsteuer) in Papierform und Feststellung der Einkünfte gemäß § 188 BAO

Mai 2019

15.5. Umsatzsteuer-Voranmeldung für 3/2019 bzw. 1. Quartal 2019
15.5. Lohnsteuer, Dienstgeberbeitrag (DB), Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag (DZ), Sozialversicherung (DG- und DN-Anteil), Kommunalsteuer für 4/2019
15.5. Einkommensteuer-Vorauszahlung und Körperschaftsteuer-Vorauszahlung 2. Viertel
15.5. Kammerumlage für 1. Quartal 2019
31.5. Pflichtversicherung SVA
31.5. Abgabe der Zusammenfassenden Meldung für April 2019

Juni 2019

17.6. Umsatzsteuer-Voranmeldung für 4/2019
17.6. Lohnsteuer, Dienstgeberbeitrag (DB), Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag (DZ), Sozialversicherung (DG- und DN-Anteil), Kommunalsteuer für 5/2019

Juli 2019

1.7. Einreichungspflicht der Steuererklärungen 2018 (Einkommen-, Umsatz-, Körperschaftsteuer) über FinanzOnline
bis 30.6. Fallfrist für Antrag auf Rückholung ausländischer Mehrwertsteuer 2018 aus Nicht-EU-Ländern
1.7. Abgabe der Zusammenfassenden Meldung für Mai 2019
15.7. Umsatzsteuer-Voranmeldung für 5/2019
15.7. Lohnsteuer, Dienstgeberbeitrag (DB), Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag (DZ), Sozialversicherung (DG- und DN-Anteil), Kommunalsteuer für 6/2019
31.7. Abgabe der Zusammenfassenden Meldung für Juni 2019 bzw. für das 2. Quartal 2019

August 2019

16.8. Umsatzsteuer-Voranmeldung für 6/2019 bzw. 2. Quartal 2018
16.8. Lohnsteuer, Dienstgeberbeitrag (DB), Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag (DZ), Sozialversicherung (DG- und DN-Anteil), Kommunalsteuer für 7/2019
16.8. Einkommensteuer-Vorauszahlung und Körperschaftsteuer-Vorauszahlung 3. Viertel
16.8. Kammerumlage für 2. Quartal 2019

September 2019

2.9. Pflichtversicherung SVA
2.9. Abgabe der Zusammenfassenden Meldung für Juli 2019
16.9. Umsatzsteuer-Voranmeldung für 7/2019
16.9. Lohnsteuer, Dienstgeberbeitrag (DB), Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag (DZ), Sozialversicherung (DG- und DN-Anteil), Kommunalsteuer für 8/2019
30.9. Abgabe der Zusammenfassenden Meldung für August 2019
bis 30.9. Abgabe Arbeitnehmerpflichtveranlagung für 2018 (L 1) in Papierform oder FinanzOnline
bis 30.9. Verpflichtung zur Einreichung des Jahresabschlusses zum 31.12.2018 für (verdeckte) Kapitalgesellschaften
bis 30.9. Fallfrist für Antrag auf Erstattung ausländischer Mehrwertsteuer aus EU-Ländern für das Steuerjahr 2018
bis 30.9. Herabsetzungsanträge für die Vorauszahlungen 2019 für Einkommen- und Körperschaftsteuer

Oktober 2019

ab 1.10. Beginn der Anspruchsverzinsung für Nachzahlung Einkommensteuer/Körperschaftsteuer 2018
15.10. Umsatzsteuer-Voranmeldung für 8/2019
15.10. Lohnsteuer, Dienstgeberbeitrag (DB), Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag (DZ), Sozialversicherung (DG- und DN-Anteil), Kommunalsteuer für 9/2019
bis 31.10. Antrag auf Ausstellung eines Freibetragsbescheides
31.10. Abgabe der Zusammenfassenden Meldung für September 2019 bzw. für das 3. Quartal 2019

November 2019

15.11. Umsatzsteuer-Voranmeldung für 9/2019 bzw. 3. Quartal 2019
15.11. Lohnsteuer, Dienstgeberbeitrag (DB), Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag (DZ), Sozialversicherung (DG- und DN-Anteil), Kommunalsteuer für 10/2019
15.11. Einkommensteuer-Vorauszahlung und Körperschaftsteuer-Vorauszahlung 4. Viertel
15.11. Kammerumlage für 3. Quartal 2019

Dezember 2019

2.12. Pflichtversicherung SVA
2.12. Abgabe der Zusammenfassenden Meldung für Oktober 2019
16.12. Umsatzsteuer-Voranmeldung für 10/2019
16.12. Lohnsteuer, Dienstgeberbeitrag (DB), Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag (DZ), Sozialversicherung (DG- und DN-Anteil), Kommunalsteuer für 11/2019

Anmerkungen:

Es gelten längere Fristen, wenn Sie durch einen Steuerberater vertreten werden.
Die Termine sind grundsätzlich lt. Gesetz festgelegt. Wenn der letzte Tag der Frist ein Samstag, Sonntag, gesetzlicher Feiertag, Karfreitag oder der 24.12. ist, so gilt als Fälligkeitstag der nächste Tag, der nicht einer der vorgenannten Tage ist. In der Liste bzw. im iCalender sind diese Verschiebungen bereits berücksichtigt.
Die Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, alle Angaben ohne Gewähr. Für die pünktliche Abgabe der Steuererklärung sind Sie selbst bzw. Ihr steuerlicher Vertreter verantwortlich.

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Bewirtungsspesen für Kunden sind eine steuerrechtliche Besonderheit und stellen den Buchhalter mit der Verbuchung somit vor eine “kleine” Herausforderung. Das Besondere an Bewirtungsspesen ist, dass die enthaltene Umsatzsteuer zur Gänze als Vorsteuer abzugsfähig ist. Für die Einkommensteuererklärung hingegen dürfen nur 50% der Netto-Ausgabe berücksichtigt werden. Anhand der Buchungsmaske von ProSaldo.net sehen Sie verschiedene Buchungsmöglichkeiten für Einnahmen-Ausgaben-Rechner.

Was muss bei Bewirtungsrechnungen grundsätzlich beachtet werden?

Grundsätzlich sind Bewirtungsspesen für Geschäftsfreunde Repräsentationsaufwand und als solcher steuerlich nicht abzugsfähig, sind als private Ausgabe des Unternehmers zu sehen.

Dient die Bewirtung jedoch der Werbung und ist betrieblich bzw. beruflich veranlasst (dient direkt der Anbahnung von Geschäften), dann dürfen 50 % einkommensteuerlich berücksichtigt werden. In diesem Fall darf auch die Umsatzsteuer – zur Gänze- als Vorsteuer geltend gemacht werden.

Zum Nachweis der betrieblichen/beruflichen Veranlassung sollte immer sofort der Kunde und der Zweck des Geschäftsessens am Beleg vermerkt werden!

Damit die Vorsteuer geltend gemacht werden darf, müssen auch alle Formvorschriften für Rechnungen erfüllt sein. Akzeptieren Sie keinesfalls Rechnungen mit der Bezeichnung “Speisen und Getränke” und achten Sie auf die vollständige Angabe des Rechnungsausstellers, das Belegdatum sowie die korrekte Angabe der Beträge und der enthaltenen Umsatzsteuersätze.

Wie werden Bewirtungsrechnungen richtig verbucht?

Auswahl des Ausgaben-Kontos: In der Einkommensteuer-Erklärung fließen die Bewirtungsspesen in die Kennzahl für Werbeaufwendungen ein. Dennoch sollte für die Bewirtungsspesen von Kunden zu Kontrollzwecken unbedingt ein eigenes Ausgabenkonto verwendet werden, dass keinesfalls mit anderen Ausgaben vermischt wird.

Vor der Verbuchung der ersten Bewirtungsrechnung muss man sich überlegen, ob die Korrektur der nicht abzugsfähigen 50 %

• bei jedem Beleg oder
• am Jahresende für den gesamten Bewirtungsaufwand erfolgen soll.

Zu empfehlen ist die Variante der Korrektur am Jahresende, da das Herausrechnen der 50 % bei jedem einzelnen Beleg sehr zeitaufwendig und fehleranfällig ist.

Bei der Variante der Korrektur am Jahresende wird im laufenden Jahr immer der gesamte Nettoaufwand auf das Ausgabenkonto gebucht. Erst am Jahresende, wenn alle Belege fertig verbucht wurden, werden die 50 % vom Gesamtsaldo des Bewirtungs-Kontos berechnet und als Storno auf dieses gebucht.

Beispiel:

Gesamtbetrag brutto inkl. 10 % USt: 11,00 EUR

Gesamtbetrag brutto inkl. 20 % USt: 24,00 EUR

Zahlbetrag: 35,00

(Netto gesamt EUR 30,00; Steuer gesamt EUR 5,00)

Variante A (Korrektur der nicht abzugsfähigen 50 % am Jahresende):

Nach der Eingabe von Beleg, Text, Datum, Gesamtbetrag und Verrechnungskonto klicken Sie auf den Button “Split E/A”, um die Aufteilung der Spesen auf 10 % und 20 % Vorsteuer vorzunehmen.

Bebucht wird in beiden Zeilen Konto “BEW”, einmal mit 10 % Vorsteuer (Steuercode 210) und einmal mit 20 % Vorsteuer (Steuercode 220).

Schließen Sie die Aufteilung mit “Split übernehmen” ab und bestätigen Sie die Buchung mit Button “Buchen”.

Im Journal findet sich damit folgende Buchung:

Variante B (Korrektur der nicht abzugsfähigen 50 % am Jahresende –  Schnellvariante für Geübte):

Wird am Bewirtungsbeleg der Gesamtbetrag der Umsatzsteuer ausgewiesen, kann auch die folgende Art der Verbuchung gewählt werden. Im Ergebnis (Nettoausgabe und Vorsteuer in der UVA) unterscheidet sich diese Variante nicht von A, die Eingabe ist – da der Weg über die Splitmaske wegfällt – nur etwas schneller.

Bei dieser Variante wird kein Split gebucht, sondern das Konto “BEW” direkt in der Buchungsmaske eingegeben. Der Steuercode Vxx bewirkt, dass das Feld “Steuer” bearbeitet und so der Steuerbetrag direkt darin erfasst werden kann.

Die Buchung wird wie folgt im Journal angezeigt:

Statt den 5 Zeilen von Variante A finden sich hier nur 3 Zeilen, das buchhalterische Ergebnis (30 EUR netto, 5 EUR Steuer) ist dabei gleich.

Variante C (Korrektur der nicht abzugsfähigen 50 % sofort bei Belegerfassung):

Für diese Variante müssen vorab die 50 % vom Gesamtbetrag brutto 10 % und vom Gesamtbetrag 20 % ermittelt werden.

Gesamtbetrag brutto inkl. 10 % USt: 11,00 EUR * 50 % = 5,50 EUR

Gesamtbetrag brutto inkl. 20 % USt: 24,00 EUR * 50 % = 12,00 EUR

Die Buchung wird mit der Erfassung von Beleg, Text, Datum, Betrag und Verrechnungskonto begonnen. Zur Aufteilung der Ausgabe klicken Sie auf “Split E/A”.

Im Splitbereich wird für diese Variante nicht nur nach USt 10 % und USt 20 % aufgeteilt, sondern zusätzlich 50 % jeweils auf Konto “BEW” und Konto “BEW0”.

Das Konto BEW0 ist im Kontenplan als “erfolgsneutral” (= keine Berücksichtigung in der Erfolgsrechnung) markiert und keiner Kennzahl der Grundlage E1a (= Einkommensteuer-Erklärung) zugeordnet, wird also für die Ermittlung des einkommensteuerpflichtigen Gewinnes nicht berücksichtigt.

Jahreskorrektur zu Variante A und B

Bei den Varianten A und B finden die einkommensteuerlich nicht abzugsfähigen 50 % während der laufenden Verbuchung keinerlei Berücksichtigung. Somit ist am Jahresende, im Zuge der Vorbereitung für die Einkommensteuer-Erklärung, wie folgt die Korrektur mittels 2 Buchungen für alle Belege vorzunehmen.

Grundvoraussetzung dafür ist, dass die am Konto BEW verbuchen Beträge ausschließlich Bewirtungsspesen für Kunden sind. Um sicher zu gehen sollten Sie den Kontoauszug für Konto BEW ausdrucken und sorgfältig kontrollieren (Menü “Auswertungen” “Kontoauszüge”).

Für die Korrekturbuchungen rechnen Sie den Gesamtnettobetrag der Bewirtungsspesen (= Endsaldo Konto BEW) * 50 %.

Beispiel:

Der Endsaldo 2018 für Konto BEW beträgt EUR 180,60. Einkommensteuerlich nicht zu berücksichtigen sind daher: 180,60 * 50 % = 90,30.

Mit der ersten Buchung wird der Saldo auf Konto BEW korrigiert. Beachten Sie bei dieser Buchung auf folgende Besonderheiten:

– Der Betrag wird negativ (mit Minus-Zeichen davor) eingegeben.

– Es wird kein Verrechnungskonto eingegeben.

– Es wird kein Steuercode verwendet.

– Als Belegkreis sollte nicht die Kassa oder Bank verwendet werden.

Bestätigen Sie die Buchung mit dem Button “Buchen”. Mit der zweiten Buchung werden die nicht abzugsfähigen 50 % auf Konto BEW0 gebucht.

Achten Sie bei der Eingabe der Buchung auch hier, dass kein Verrechnungskonto und kein Steuercode eingegeben werden:

Mit “Buchen” ist die Umbuchung abgeschlossen. Das buchhalterische Ergebnis können Sie jetzt prüfen, in dem Sie die Saldenliste für E/A-Konten (“Auswertungen” “Saldenliste”) ausdrucken. Auf dieser scheinen Konto BEW bzw. BEW0 mit jeweils 50 % der gesamten Jahres-Bewirtungsspesen auf.

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Zahlendreher, Rechnungsduplikate und falsche Zahlungsvorlagen verursachen fallweise den Eingang nicht zuordenbarer Zahlungen. Für einen korrekten Saldo am Bankkonto müssen auch diese Fehlzahlungen verbucht werden.

Niemand bezahlt mir freiwillig zu viel Geld – oder doch?

Freiwillig bezahlt selten jemand zu viel Geld, aber eine per E-Mail erhaltene Rechnung kann unabsichtlich zweimal ausgedruckt werden, statt 13 ist schnell einmal 31 getippt, und ist man in Eile, kann im Internetbanking schon einmal die falsche Zahlungsvorlage erwischt werden. Oft bemerkt der Kunde seinen Irrtum erst wesentlich später, beim Kontrollieren der Kontoauszüge oder wenn für eine vermeintlich bezahlte Rechnung eine Mahnung kommt.

Vor einem ähnlichen Problem steht die Buchhaltung auch dann, wenn auf der Zahlung keine oder keine ausreichenden Hinweise zu finden sind, anhand dessen man den Auftraggeber der Zahlung einem Kunden eindeutig zuordnen kann.

Solche Eingänge kommen grundsätzlich ungelegen – man hat gerade die Hälfte der Kontoauszüge aufgebucht und stößt auf eine Zahlung, die nicht oder nur teilweise zugeordnet werden kann.

Auf welches Konto bucht man den Zahlungseingang?

Kann man die Zahlung einem Kunden und einer offenen Rechnung zuordnen – auch wenn der Betrag nicht übereinstimmt – bucht man in einer ersten Buchung den tatsächlich offenen Rechnungsbetrag wie gewohnt auf das entsprechende Einnahmen-Konto.

Beträgt der darüber hinausgehende Teil lediglich ein paar Cent, bucht man diese in der Praxis sofort entweder auf das gleiche Einnahmenkonto oder in einer zweiten Buchung auf ein eigenes Einnahmen-Konto “Centdifferenzen” aus.

Übersteigt der nicht zuordenbare Betrag hingegen eine Centdifferenz, dann wird dieser vorerst auf einem Verrechnungskonto wie z.B. “9999 – Nicht zuordenbare Bankbewegungen” zwischengeparkt. Ist die Zahlung nicht einmal einem Kunden eindeutig zuordenbar, kann man die gesamte Zahlung ebenso vorläufig auf das Konto 9999 buchen.

So kann man an der Buchhaltung weiterarbeiten, ohne dass dieser Eingang eine laufende Differenz zwischen Banksaldo in der Buchhaltung und Kontoauszug bewirkt.

So rasch als möglich muss die Zahlung überprüft und korrekt gebucht werden, denn spätestens vor Abgabe der Umsaztsteuervoranmeldung vom betreffenden Zeitraum muss für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung entschieden sein, ob der Zahlungseingang zu versteuern ist.

Muss man solchen Fehlzahlungen überhaupt nachgehen?

Ja, das verlangt die kaufmännische Sorgfaltspflicht. In der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung kommt noch hinzu, dass mit dem Zahlungseingang auch die Steuerpflicht ausgelöst wird – vorausgesetzt, diese Zahlung hat eine Grundlage, die vom Umsatzsteuer- bzw. Einkommensteuergesetz erfasst wird.

Im Normalfall bedeutet das: Hast du für diesen Kunden eine Leistung erbracht oder eine Lieferung getätigt bzw. wirst du das tun (es besteht bereits ein Auftrag oder eine Bestellung), dann ist der Zahlungseingang steuerpflichtig. Bei Bestellung oder Auftrag ist das deshalb so, da im Falle einer Betriebsprüfung der Prüfer den Zahlungseingang möglicherweise als Anzahlung ansehen würde.

Die Zahlung ist in diesem Fall in die Umsatzsteuervoranmeldung aufzunehmen bzw. im Gewinn des betreffenden Geschäftsjahres einzurechnen.

Hier nimmt der Gesetzgeber auch keine Rücksicht darauf, ob die Zahlung leicht zuordenbar ist oder Detektivarbeit erfordert. Bitte achte in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung unbedingt darauf, dass der fragliche Zahlungseingang vor Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung für den betreffenden Zeitraum geklärt werden muss.

Beispiel 1:

Herr Mayer überweist dir ohne weitere Angaben EUR 120,-. In deiner Kundenkartei gibt es jedoch keinen Herrn Mayer (weil z.B. seine Lebensgefährtin, Frau Huber, deine Kundin ist und eine offene Rechnung über EUR 120,- hat). Der Zahlungseingang ist steuerplichtig.

Beispiel 2:

Herr Mayer überweist dir mit RG 17352 EUR 120,-. Herr Mayer hat jedoch alle seine Rechnungen vollständig bezahlt und keine neue Bestellung/ keinen neuen Auftrag offen (weil z.B. Herr Mayer eigentlich seinen Lieferanten X bezahlen wollte und versehentlich bei seinen Zahlungsvorlagen Y ausgewählt hat). Die Zahlung ist grundsätzlich vorerst nicht steuerpflichtig, da sie keine Grundlage für eine Besteuerung nach dem Umsatz- oder Einkommensteuergesetz aufweist.

Welche Möglichkeiten bestehen zur Aufklärung der Zahlung?

Direkte Nachfrage

Wenn der Auftraggeber der Zahlung keinem Kunden in deinem System eindeutig zuordenbar ist (durch Kundennummer oder alter Rechnungsnummer):

– Prüfe, ob im Kundenstamm eine e-Mail-Adresse oder Telefonnummer vermerkt ist

oder

– recherchiere in Online-Adressenverzeichnissen (z.B. Herold), ob du Kontaktdaten ausfindig machen kannst und kontaktiere den Kunden.

Prüfung aller Geschäftsfälle des Kunden

Möglicherweise gibt es noch nicht verrechnete aktuelle Geschäftsfälle für den Kunden wie z.B. eine neue Bestellung, einen neuen Auftrag oder Lieferschein, dem die Zahlung zuordenbar ist.

In diesem Fall stehst du steuerlich auf der sicheren Seite, wenn du den Eingang als Anzahlung auf das neue Geschäft sehen und entsprechend steuerpflichtig verbuchen kannst.

Prüfung auf Adressenduplikate oder zusammengehörende Kunden

Durch Tippfehler, schwer leserliche Handschrift u.ä. wurde vielleicht bei der Bestellung das bestehende Kundenkonto nicht gefunden und der Kunde nochmals angelegt. Durchsuche deinen Adressenstamm nach Name und Adresse bzw. auch nach Fragmenten aus Adresse oder Name.

So kannst du aufklären, wenn ein Inhaber mehrere Geschäfte/ Betriebe hat oder mehrere Personen einer Familie als unterschiedliche Kunden in deiner Adressenverwaltung angelegt sind, aber die Rechnungen gemeinsam bezahlt werden.

Die Suche nach Namens- oder Adressenfragmenten ist ebenso ratsam, wenn bisher kein Kunde zuordenbar war.

Prüfung nach Rechnungsbetrag

War die Suche bisher nicht erfolgreich, kann eine Suche nach dem Rechnungsbetrag hilfreich sein. Beziehe in die Suche auch bezahlte Rechnungen für einige Monate zurück ein.

Erhälst du einen Treffer bei den bereits bezahlten Rechnungen, prüfe nochmals den Zahlungseingang. Wurde der schon länger zurückliegende Zahlungseingang möglicherweise einem falschen Kunden zugeordnet?

Prüfe bei Betragsübereinstimmungen Name und – soweit vorhanden – die Anschrift. So kannst du herausfinden, ob der Zahlungsauftraggeber Maximilian Meyer in deinem Kundenstamm als Max Maier doch eine offene Rechnung hat.

Entscheidungsfindung

Nach ausführlicher Prüfung des Sachverhaltes musst du entscheiden, ob diese Zahlung eindeutig ein Irrläufer ist (ihr also keinerlei Leistung, Lieferung oder anderer Bezug zugrunde liegt, der eine Steuerpflicht auslöst) oder nicht.

Liegt die Eindeutigkeit nicht vor, ist der sicherste Weg, die Zahlung als steuerpflichtig zu behandeln. Sollte sich zu einem späteren Zeitpunkt doch herausstellen, dass es sich um eine Fehlzahlung handelt, wird die steuerpflichtige Buchung – z.B. zum Zeitpunkt der Rückzahlung – storniert.

Buchungsbeispiele

Beispiel 1

Kunde A überweist EUR 100,-. Der offene Rechnungsbetrag von A beträgt 99,95 EUR.-

Beispiel 2

Kunde B überweist EUR 199,95. Der offene Rechnungsbetrag von B beträgt 99,95 EUR. Bei der Recherche hat sich herausgestellt, dass der Kunde eine ältere Rechnung unabsichtlich ein zweites Mal überwiesen hat. Die Rücküberweisung wurde vereinbart.

Die Verbuchung erfolgt in zwei Schritten. Der zuordenbare Betrag wird als Einnahme verbucht, der nicht zuordenbare Betrag wird auf Konto 9999 geparkt.

Bei der Rücküberweisung wird gebucht:

Beispiel 3

Kunde C überweist EUR 149,50. Der offene Rechnungsbetrag beträgt nur EUR 99,50. Bei der Überprüfung hat sich herausgestellt, dass der Kunde soeben erneut bestellt hat, die Überzahlung wird auf die neue Rechnung angerechnet.

Verbuchung der offenen Rechnung:

Verbuchung des Restbetrages für die neue Rechnung:

Beispiel 4  

Herr D überweist EUR 119,90. Trotz ausführlicher Recherche kann der Zahlungseingang nicht zugeordnet werden.

Zwei Tage später meldet sich das Bankinstitut unseres Firmenkontos mit der Bitte, die Zahlung rückleiten zu dürfen, denn Herr D hat bei dieser Überweisung die Kontonummer falsch erfasst. Am Kontoauszug vom nächsten Werktag findet sich die Rückbuchung.

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Ein Betrieb benötigt eine Vielzahl von Versicherungen – für den Fuhrpark, die Haftpflicht, das Geschäftslokal, u.v.a.m.. Eine richtige Gestaltung des Kontenplans für die Versicherungen spart Zeit und Geld bei der Erstellung des Jahresabschlusses.

Darf bei Versicherungsprämien Vorsteuer abgezogen werden?

Echte Versicherungen enthalten keine Umsatzsteuer, sondern Versicherungssteuer. Da die Versicherungssteuer nicht auf die Umsatzsteuer angerechnet werden darf, ist kein Vorsteuerabzug zulässig.

Davon müssen jedoch versicherungsähnliche Dienstleistungen wie z.B. die Verlängerung der Gewährleistungsfrist unterschieden werden, da diese hingegen oft Umsatzsteuer enthalten.

Aus diesem Grund darf die Beurteilung nie nur anhand der Abbuchung vom Bankkonto durchgeführt werden. Bei der Buchhaltung ist somit immer zumindest eine Kopien der vollständigen Unterlagen aufzubewahren. Ist der Einzug vom Bankkonto zu verbuchen, muss anhand der Unterlagen festgestellt werden, ob eine Versicherungs- oder Umsatzsteuer im Zahlbetrag enthalten sind.

Können alle Versicherungen auf ein Konto gebucht werden?

Alle Versicherungen auf ein Konto zu buchen ist in der Praxis nicht ratsam, wenn sich auch KFZ in deinem Betrieb befinden, oder Gegenstände des Betriebs auch privat genutzt werden. Zur Erstellung des Jahresabschlusses müssten die Versicherungen in diesem Fall wieder mühevoll getrennt werden.

KFZ-Versicherungen

Auf jeden Fall sind Versicherungen für KFZ von anderen Versicherungsprämien zu trennen, da die tatsächlichen KFZ-Kosten in einer eigenen Kennzahl (9170) der Einkommensteuererklärung auszuweisen sind.

Lebens- und Personenversicherungen des Unternehmers

Er- und Ablebensversicherungen des Unternehmers sind bis auf wenige Ausnahmen – wie z.B. eine Ablebensversicherung zur Besicherung eines Firmenkredites – keine Betriebsausgaben.

Trotzdem können diese in der Buchhaltung eines Einzelunternehmers mitgebucht werden, müssen jedoch auf einem eigenen, erfolgsneutralen Konto erfasst werden. Die Versicherungen sind zwar nicht als Betriebsausgabe absetzbar, können aber meist als Sonderausgabe in die Einkommensteuererklärung hineingenommen werden.

Private Kranken- oder Unfall-Zusatzversicherungen sind im Normalfall ebenso keine Betriebsausgaben, sondern als Sonderausgaben in der Einkommensteuererklärung zu berücksichtigen. Um die Prämien evident zu halten, können diese ebenso auf einem erfolgsneutralen Ausgabenkonto mitgeführt werden.

Bitte achte auch darauf, dass die erfolgsneutralen Konten für Sonderausgaben keiner E 1a-Kennzahl zugeordnet sind.

Risikoversicherungen für den Betrieb

Andere Versicherungen für Büro oder Gebäude wie z.B. Feuerschutz-, Hagel-, Einbruchsversicherungen oder eine Haftpflicht für das Unternehmen sind normale Betriebsausgaben, die zusammengefasst in einer Kennzahl der Einkommensteuererklärung zu berücksichtigen sind.

Diese Versicherungen sollten trotzdem auf getrennten Konten verbucht werden, wenn versicherte Gegenstände sowohl betrieblich als auch privat genutzt werden. Ist das versicherte Gebäude sowohl privates Wohnhaus als auch Betriebsstätte, muss diese Versicherungsprämie getrennt von der Betriebshaftpflicht gebucht werden. Im Zuge der Jahresabschlusserstellung könnte für die Gebäudeversicherung eine Korrektur des Privatanteils erforderlich sein. Die Betriebshaftpflicht wird dagegen eher rein beruflich veranlasst und dadurch zur Gänze abzugsfähig sein.

Beispiele für die Kontenplangestaltung

Ausgabenkonto für Sonderausgaben

Sonderausgaben wie z.B. die erwähnten Er- und Ablebensversicherungen sind Ausgaben, die in den Privatbereich des Unternehmers fallen. Daher dürfen Sie in der Einkommensteuererklärung auch nicht im Bereich der Betriebsausgaben zugeordnet werden.

Sollen solche Ausgaben über die betriebliche Buchhaltung verwaltet werden, benötigt man eigene Konten mit den gleichen Einstellungen wie das Privatkonto.

Ausgabenkonto für KFZ-Versicherung

Die PKW-Versicherung (Haftpflicht, Kasko) ist – die betriebliche Nutzung vorausgesetzt – als Betriebsausgabe zu buchen.

Vor der Überleitung dieser Ausgaben in die Einkommensteuererklärung sollten bei

– betrieblicher und privater Nutzung und/oder

– einem Gesamt-Kaufpreis des PKW von über EUR 40.000,-

die Bewertung und damit verbundenen Kürzungen mit deinem Steuerberater geklärt werden.

Da die Versicherung keine Umsatzsteuer enthält, ist die Ausgabe für die monatliche UVA nicht relevant. Daher spricht i.d.R. nichts dagegen, im laufenden Jahr immer die gesamte Ausgabe zu verbuchen und erst im Zuge der Jahresabschlussarbeiten den Privatanteil zu korrigieren.

Ausgabenkonto für sonstige rein betriebliche Risiko-Versicherungen

Sonstige, rein betriebliche Versicherungen wie betriebliche Haftpflicht oder Risikoversicherungen für betriebliche Gebäude und Räumlichkeiten, können i.d.R. auf einem Konto “Versicherungen” zusammengefasst werden.

Verbuchung der Versicherungsausgaben

Abbuchung der KFZ-Haftpflicht-Jahresprämie in Höhe von EUR 800,-:

Abbuchung der monatlichen Prämie für die Lebensversicherung des Unternehmers in Höhe von EUR 200,-:

Abbuchung der Jahresprämie für die Betriebs-Haftpflichtversicherung in Höhe von EUR 1200,-:

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Eine von Einnahmen-Ausgaben-Rechnern häufig gestellte Frage bezieht sich auf die richtige Verbuchung von Skonti. Grundsätzlich erfolgt die Verbuchung gar nicht – außer die Erfassung ist zu Informationszwecken erwünscht. Im vorliegenden Blogartikel wird anhand der ProSaldo.net Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erläutert, wie ein Skonto-Konto angelegt und wie die Verbuchung vorgenommen werden kann.

Warum ist die Verbuchung nicht notwendig?

Die Erfassung der Einnahmen und Ausgaben erfolgt bei der IST-Versteuerung zu jenem Zeitpunkt, an dem die Zahlung erfolgt und mit jenem Betrag, der auch tatsächlich bezahlt wurde. Sie verbuchen daher mit jenem Datum, an dem das Geld eingelangt “IST” und den Betrag, der am Konto “IST”.

Da für den Skontobetrag nie eine Geldbewegung stattfindet, kann dieser keine Auswirkung auf die Buchhaltung nach der IST-Versteuerung haben.

Dies gilt sowohl für die Ausgabe im Sinne der Einkommensteuer als auch für die Steuer-Bemessungsgrundlage der Umsatzsteuer.

Beispiel:
Du erhälst am 20.09.2019 eine Eingangsrechnung über EUR 1.200,- inkl. 20 % USt für Waren. Am 04.10.2019 wird die Rechnung mit Abzug von 3 % Skonto bezahlt:

Gibt es eine Möglichkeit, den Skonto trotzdem zu erfassen?

Wenn du zu Informationszwecken wissen willst, wieviel Skonto dein Kunden in Abzug gebracht hat bzw. welche Ersparnis ausgenützte Lieferantenskonti gebracht haben, kann man die Skonti auf eigenen Konten verbuchen.

Unbedingt beachtet werden muss dabei, dass du für jede Kennzahl des E 1a (Beilage zur Einkommensteuererklärung, in der die Einnahmen und Ausgaben nach Art angegeben werden müssen) ein eigenes Skonto-Konto verwendest. Es darf z.B. nicht der für Warenlieferungen in Anspruch genommene Skonto im E 1a in der Kennzahl für die übrigen Betriebsausgaben ausgegeben werden.

Für diese relevanten Gruppen sollte jeweils ein eigenes Skonto-Konto verwendet werden:

• Umsatzerlöse
• Waren und Rohstoffe
• Fremdleistungen
• geringwertige Wirtschaftsgüter
• Instandhaltung von Gebäuden
• Werbung
• übrige Betriebsausgaben

Wie wird das Skonto-Konto angelegt?

Die einfachste Variante ist das Kopieren eines bestehenden Kontos aus dem Bereich. Öffne unter den “Einstellungen” deine “Konten”, wähle in der Zeile des bestehenden Ausgabenkontos die “. . .” und klicke anschließend auf “Kopie”.

Für das zuvor angeführte Beispiel wird das Konto “WEK” (Wareneinkauf) kopiert – in der Kopie füllst du dann nur noch die Kontonummer und Kontobezeichnung aus.

 Wie erfolgt die Verbuchung des Skontos?

Soll das Beispiel (Du erhälst am 20.09.2019 eine Eingangsrechnung über EUR 1.200,- inkl. 20 % USt für Waren. Am 04.10.2019 wird die Rechnung mit Abzug von 3 % Skonto bezahlt.) mit Skonto verbucht werden, erfolgt dies mittels einer Splitbuchung.

Die Grunddaten der Buchung (Beleg, Datum, Zahlbetrag, Zahlungsmittelkonto) bleiben dabei gleich, lediglich unter “E/A” erfolgt keine Eingabe. Stattdessen klicke auf “Split E/A”.

Im Splitbereich wird am eigentlichen Ausgaben-Konto der volle Betrag eingegeben, am Skonto-Konto der Skonto mit Minus vor dem Betrag. Bitte achte unbedingt darauf, dass in der Skonto-Zeile der gleiche Steuercode wie bei der Ausgabenzeile eingegeben wird.

Ist der Restbetrag 0,00, kann die Spliterfassung mit dem Button “Split übernehmen” abgeschlossen werden. Klicke auf Buchen, um die Buchung im Journal zu speichern.

In Summe ergibt sich durch die beiden Splitzeilen wieder der Zahlbetrag. Ein weiterer Vorteil dieser Erfassung ist, dass du den vom Programm in der ersten Zeile errechneten Steuerbetrag mit dem auf der Rechnung ausgewiesenen Steuerbetrag vergleichen kannst und damit die Auswahl des richtigen Steuersatzes geprüft werden kann.

Auf den Skonto-Konten kannst du durch diese Buchungserfassung ablesen, welche Skontobeträge in Abzug gebracht worden sind, ohne dass sich die Ausgabe oder der Steuerbetrag in Summe verändern.

Kann diese Buchungsmethode auch rein zur Umsatzsteuer-Kontrolle verwendet werden?

Stimmen der zu zahlende Betrag und die Rechnungssumme nicht überein (wie z.B. bei nachträglichen Rabatten, Anrechnung von Gutschriften, Skonti u.ä.), ist die Überprüfung des am Beleg ausgewiesenen Steuerbetrages schwierig. Selbstverständlich kann die Splitfunktion auch nur zur Überprüfung der Umsatzsteuer angewendet werden. In diesem Fall verwende einfach für beide Zeilen das gleiche E/A-Konto:

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Der Artikel erläutert die Grundlagen wann Taggelder (Diäten) vom Unternehmer selbst und seinen Mitarbeitern verrechnet werden dürfen und wie die verrechneten bzw. ausbezahlten Taggelder in der Buchhaltung zu erfassen sind.

Das gesetzliche Taggeld soll den Mehraufwand abgelten, wenn die Verpflegung (Essen und Trinken) nicht in der gewohnten Umgebung erfolgt.

Taggeld kann im Rahmen einer Dienstreise beansprucht werden.

Wann liegt eine Dienstreise vor?

• Für eine Dienstreise muss eine größere Entfernung vom Mittelpunkt der Tätigkeit (Betriebsstätte) vorliegen. Hier gelten als Richtwert 25 km einfache Fahrtstrecke. Fahrten im Nahbereich (z.B. durch Wien) sind keine Dienstreise, auch wenn dabei mehr als 25 km gefahren werden.
• Die Reise muss mehr als drei Stunden dauern.
• Es darf kein weiterer „Mittelpunkt der Tätigkeit“ begründet werden. Hält man sich etwa eine Woche am selben Ort auf, geht man davon aus, dass entsprechend günstige Verpflegungsmöglichkeiten bekannt sind und somit kein Mehraufwand mehr nötig ist.

Für den Nachweis im Zuge einer Betriebsprüfung sollte immer eine Reisekostenabrechnung erstellt werden, in der Ort und Uhrzeit der Abfahrt, Ort und Uhrzeit der Ankunft, Grund der Dienstreise, sowie Ort und Uhrzeit der Rückkunft aufgezeichnet werden. Diese Reisekostenabrechnung dient in der Buchhaltung als Beleg für die Betriebsausgabe bzw. die Auszahlung.

Wie wirkt sich Taggeld beim Mitarbeiter aus?

Begibt sich ein Mitarbeiter auf Dienstreise, darf das Taggeld (bis zum gesetzlichen Maximalbetrag) lohnsteuerfrei an den Mitarbeiter ausbezahlt werden. Der Unternehmer kann das ausbezahlte Taggeld als Betriebsausgabe geltend machen und – sofern er vorsteuerabzugsberechtigt ist – auch 10 % Vorsteuer auf das ausbezahlte Taggeld geltend machen.

Bezahlt der Dienstgeber das Taggeld für eine Dienstreise nicht, darf dieses im Rahmen der Arbeitnehmerveranlagung als Werbungskosten geltend gemacht werden.

Wie wirkt sich Taggeld beim Unternehmer aus?

Begibt sich der Unternehmer selbst auf Dienstreise, wird das Taggeld ebenso als Betriebsausgabe (ggf. mit Vorsteuerabzug) geltend gemacht.

Wie wird das Taggeld berechnet?

Je nach Land gilt ein gesetzlicher Maximalbetrag, der lohnsteuerfrei ausbezahlt werden kann. Für Dienstreisen in Österreich gilt z.B. ein maximaler Pauschalbetrag von EUR 26,40 pro Tag.

Für die Berechnung wird der maximale Pauschalbetrag von EUR 26,40 durch 12 dividiert und mit der Anzahl der Stunden, die die Reise tatsächlich gedauert hat (Achtung: maximal 12 Stunden!), multipliziert. Dauert die Reise 24 Stunden, dürfen trotzdem maximal 12/12 verrechnet werden.

Beispiel 1:

Abfahrt für eine Dienstreise innerhalb Österreichs ist um 8:00 Uhr, Rückkunft ist um 15:00 Uhr:
8:00 Uhr bis 15:00 Uhr = 7 Stunden Dauer

EUR 26,40 (maximales Taggeld) / 12 = EUR 2,20 (Taggeld pro Stunde)

EUR 2,20 * 7 Stunden = EUR 15,40 Taggeld für die Dienstreise

Abfahrt für eine Dienstreise innerhalb Österreichs ist um 6:00 Uhr, Rückkunft ist um 23:00 Uhr:
6:00 Uhr bis 23:00 Uhr = 17 Stunden Dauer

Dauert eine Reise mehr als 12 Stunden ist der maximale Tagsatz (EUR 26,40) zu verwenden.

Achtung: In vielen Kollektivverträgen finden sich spezielle Regelungen in Bezug auf Reisekosten!

Wie wirken sich Geschäftsessen auf das Taggeld aus?

Findet im Zuge der Dienstreise ein Geschäftsessen statt (= wenn eine Bewirtungsrechnung als Betriebsausgabe geltend gemacht wird), reduziert sich das maximale Taggeld um 50 % pro Geschäftsessen.

Findet daher im Zuge der Dienstreise ein Geschäftsessen statt, steht nur mehr maximal das halbe Taggeld zu, bei zwei Geschäftsessen steht kein Taggeld mehr zu.

Buchungsbeispiel Dienstreise

Zu verbuchen ist das Taggeld einer Dienstreise mit Abfahrt 5.11.2019, 6:00 Uhr, Rückkunft 6.11.2019, 22:00 Uhr. Am ersten Tag der Reise fand ein Geschäftsessen mit einem Kunden statt.

2 x EUR 26,40 = EUR 52,80 Taggeld

EUR 52,80 – EUR 13,20 (Abzug halbes Taggeld für Geschäftsessen) = EUR 39,60 Brutto

Das Taggeld wird aus der Firmenkasse am 7.11.2019 ausbezahlt.

Verbuchung in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Tipp: Wird bei einer Dienstreise des Unternehmers selbst das Taggeld nicht ausbezahlt, sondern soll nur als Betriebsausgabe (ggf. mit Vorsteuer) geltend gemacht, gilt gleiches Buchungsbeispiel, allerdings wird das Feld „Verr.-Konto“ leer gelassen (= kein Zahlungsmittelkonto erfasst) und als Belegkreis „SB“ für sonstige Belege gewählt.

Verbuchung in der doppelten Buchhaltung:

Beispiel für Auszahlung aus der Kassa:

Beispiel für Verrechnung mit dem Privatkonto des Unternehmers:

Im 2. Teil der Reihe geht es um die Verrechnung und Erfassung von Nächtigungsgeldern.

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Dieser Artikel erläutert die Grundlagen wann Kilometergeld vom Unternehmer selbst und seinen Mitarbeitern verrechnet werden darf und wie dieses in der Buchhaltung verbucht wird.

Lies im 1. Teil dieser Blog-Reihe nach, wann Taggelder (Diäten) vom Unternehmer selbst und seinen Mitarbeitern verrechnet werden dürfen und wie die verrechneten bzw. ausbezahlten Taggelder in der Buchhaltung erfasst werden. Im 2. Teil der Reihe geht es um die Verrechnung und Erfassung von Nächtigungsgeldern.

Was versteht man unter Kilometergeld?

Wird für Dienstreisen das private Kfz verwendet, erfolgt die Abgeltung der Kosten über das Kilometergeld.

Das Kilometergeld deckt pauschal alle Kfz-Kosten ab:

• Treibstoff
• Abnutzung des Kfz
• Autobahnvignette
• Autobahn- und Tunnelmaut
• Parkgebühren

Nicht abgedeckt sind Schäden am Kfz aufgrund höherer Gewalt während der Dienstreise. Diese können zusätzlich als Betriebsausgabe (beim Unternehmer im Zuge der Einkommensteuer-Erklärung) oder Werbungskosten (beim Dienstnehmer mittels ArbeitnehmerInnenveranlagung) geltend gemacht werden.

Verkehrsstrafen sind bis auf wenige Ausnahmen weder als Betriebsausgabe noch als Werbungskosten abzugsfähig.

Wie viel beträgt das Kilometergeld?

Das Kilometergeld beträgt (Stand seit 01.01.2011):

Für PKWs: EUR 0,42

Für jede mitbeförderte Person: EUR 0,05

Motorrad: EUR 0,24

Fahrrad: EUR 0,38

Achtung: Kilometergeld darf nur bis zu maximal 30.000 km pro Jahr steuerfrei ausbezahlt werden!

Wird beim Dienstnehmer das Kilometergeld für mehr als 30.000 km ausbezahlt, ist der übersteigende Anteil lohnsteuerpflichtig.

Wird das Kfz von einem Unternehmer überwiegend (mehr als 50 %) oder mehr als 30.000 km pro Jahr betrieblich genutzt, dann sind statt Kilometergeld die tatsächlichen Kfz-Kosten als Betriebsausgabe (abzüglich Privatanteil) anzusetzen.

Wie wird die Inanspruchnahme des Kilometergeldes belegt?

Voraussetzung für die Inanspruchnahme des Kilometergeldes ist die Führung eines Fahrtenbuchs.

Das Fahrtenbuch muss folgende Informationen beinhalten:

• Datum der Fahrt
• Kilometerstand
• Anzahl der Kilometer
• Abfahrts- und Zielort(e)
• Zweck der Fahrt(en)

Verbuchung des Kilometergeldes

Buchungsbeispiel Einnahmen-Ausgaben-Rechnung mit Auszahlung an den Unternehmer oder Mitarbeiter:

Buchungsbeispiel Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ohne Auszahlung (reine steuerliche Berücksichtigung von eigenen Reisen des Unternehmers):

Buchungsbeispiel doppelte Buchhaltung mit Auszahlung:

Buchungsbeispiel doppelte Buchhaltung über Lohnverrechnung:

Für dieses Beispiel wird ein eigener Belegkreis “LV” für die Lohnverrechnungs-Buchungsliste verwendet. Einen neuen Belegkreis legst du über das Menü “Einstellungen”  – “Belegkreise” – “Neuer Belegkreis” an. Danach buchst du wie folgt:

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Die Verbuchung von innergemeinschaftlichen Lieferungen in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung sowie Tipps zur Vermeidung von Steuerfallen.

Die innergemeinschaftliche Lieferungen in der E/A-Rechnung

Innergemeinschaftliche Lieferungen stellen in der E/A-Rechnung eine buchhalterische Herausforderung dar, da umsatzsteuerlich ein anderer Buchungszeitpunkt notwendig ist als einkommensteuerlich. Die steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung kann auch schnell zur Steuerfalle werden, wenn die Voraussetzungen nicht sorgfältig geprüft und dokumentiert werden.

Wann liegt eine innergemeinschaftliche Lieferung vor?

Eine innergemeinschaftliche Lieferung liegt beim liefernden Unternehmer vor, der Waren an einen Unternehmer in einem anderen EU-Land liefert.
Achtung: Die innergemeinschaftliche Lieferung, die immer nur beim liefernden Unternehmer vorliegen kann, darf nicht mit dem innergemeinschaftlichen Erwerb verwechselt werden, welcher beim Empfänger der Ware vorliegt und ganz anders zu verbuchen ist!

Welche umsatzsteuerliche Auswirkung hat eine innergemeinschaftliche Lieferung?

Liegt eine innergemeinschaftliche Lieferung vor, ist der Umsatz steuerfrei, es wird keine österreichische Umsatzsteuer verrechnet. Der Rechnungsendbetrag ist daher der Netto-Verkaufspreis. Die Steuerschuld geht vom liefernden Unternehmer auf den Empfänger der Ware über.

Warum ist die Unternehmereigenschaft des Empfängers relevant?

Ist der Warenempfänger kein Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes, liegt keine innergemeinschaftliche Lieferung vor. Die Ware muss genauso mit dem entsprechenden österreichischen Steuersatz versteuert werden, als ob der Kunde in Österreich ansässig wäre. Stellt der liefernde Unternehmer eine steuerfreie Rechnung aus, obwohl der Kunde kein Unternehmer ist, haftet er für die entgangene Umsatzsteuer und muss diese – oft im Zuge einer Betriebsprüfung – aus der eigenen Tasche an das Finanzamt bezahlen.

Wann ist der Kunde Unternehmer in einem anderen EU-Land im Sinne des Umsatzsteuergesetzes?

Ob der Kunde Unternehmer in einem anderen EU-Land ist, kann ganz einfach festgestellt werden. Präsentiert er eine UID-Nummer, die gültig ist und nicht mit AT beginnt, hat er sich als Unternehmer eines anderen EU-Landes ausgewiesen. Die Gültigkeit jeder europäischen UID-Nummer können Sie in Ihrem FA-Online im Menü “Eingaben” “Anträge” “UID-Bestätigung” überprüfen.

Für die Überprüfung stehen zwei Stufen zur Verfügung, wobei immer die Verwendung der Stufe 2 zu empfehlen ist. Bei Stufe 1 erhälst du lediglich die Bestätigung, ob diese UID-Nummer existiert. Bei Stufe 2 hingegen erhälst du auch Name und Anschrift zur UID-Nummer und kannst prüfen, ob diese UID-Nummer tatsächlich deinem Kunden gehört.

Achtung: Drucke immer die Bestätigung sofort aus und lege diese bei der Ausgangsrechnung ab, damit du zu einem späteren Zeitpunkt beweisen kannst, dass die UID-Nummer zum Zeitpunkt der Lieferung gültig war und auch deinem Kunden gehört hat! Kannst du dies im Zuge einer Betriebsprüfung nicht beweisen, wird der Prüfer die Umsatzsteuer berechtigt nachfordern.

Gib dich keinesfalls mit Steuernummern oder ähnlichem sowie irgendwelchen Bestätigungen zufrieden, sondern beharre auf einer gültigen UID-Nummer. Kann der Kunde keine entsprechende UID-Nummer vorweisen, muss er die österreichische Umsatzsteuer bezahlen.

Für deine Kunden besteht dann immer noch die Möglichkeit, sich im Zuge des EU-weiten Vorsteuer-Erstattungsverfahrens die Umsatzsteuer direkt vom Finanzamt zurückzuholen. Du bist damit abgesichert. Ob das Finanzamt die Unternehmereigenschaft anerkennt und die Vorsteuer zurückzahlt, ist dann rein Angelegenheit des Finanzamtes.

Was muss bei der Lieferung selbst beachtet werden?

Der zweite unabdingbare Eckpfeiler einer inngemeinschaftlichen Lieferung ist die Bewegung der Ware selbst. Nur wenn die Ware tatsächlich von Österreich in jenes EU-Land gebracht wird, dass die geprüfte UID-Nummer ausgestellt hat, liegt eine innergemeinschaftliche Lieferung vor.

Achtung: Auch dafür musst du Beweis führen können, daher solltest du immer einen Transportweg auswählen, bei dem du eine Bestätigung über den Transport der Ware zum Kunden erhalten. Bewahre diese Bestätigung bei deiner Ausgangsrechnung auf.

Was tun bei komplexeren Fällen?

Keinesfalls sollten leichtfertig steuerfreie Rechnungen ausgestellt werden. Solltest du nicht zu 100 % sicher sein, dass die Bedingungen für eine innergemeinschaftliche Lieferung erfüllt sind, besprich den Sachverhalt immer mit dem Steuerberater deines Vertrauens, denn eine zu Unrecht steuerfrei ausgestellte Rechnung kann schnell zu einer Nachzahlung der Umsatzsteuer sowie Strafen führen. Aufgrund der sehr komplexen Gesetzesmaterie im Bereich innergemeinschaftlicher Geschäfte lohnt sich die Investition in eine fachlich fundierte Beurteilung auf jeden Fall.

Wie und wann muss eine innergemeinschaftliche Lieferung bei den Finanzamtsmeldungen ausgewiesen werden?

Bei den Finanzamtsmeldungen sind für innergemeinschaftliche Lieferungen zwei Besonderheiten zu beachten:

1) Zusätzlich zur UVA muss für den Umsatz eine Zusammenfassende Meldung (ZM) abgegeben werden. Darin wird die UID-Nummer des Kunden und die Höhe des Umsatzes erfasst.

Achtung: Die Abgabefrist für die Zusammenfassende Meldung endet am letzten Tag des Folgemonats, also bereits 15 Tage vor Ende des entsprechenden UVA-Abgabezeitraumes!

2) Die Meldung der innergemeinschaftlichen Lieferungen in der UVA und in der ZM muss im Zeitraum der Lieferung erfolgen, der Zeitpunkt der Zahlung ist umsatzsteuerlich nicht relevant. Dies gilt auch dann, wenn du deine sonstigen Umsätze als Ist-Versteuerer erfasst.

Für die einkommensteuerliche Erfassung der Einnahme bleibt hingegen der Zeitpunkt der tatsächlichen Einnahme – also der Zahlung – ausschlaggebend.

Buchungsbeispiel mit ProSaldo.net

Um eine innergemeinschaftliche Lieferung steuerlich korrekt abzubilden, sind daher zwei verschiedene Zeitpunkte (Lieferung und Zahlung) relevant, die mittels zwei Buchungen abgebildet werden.

Tipp: Wenn du die Ausgangsrechnung mit ProSaldo.net erstellst, brauchst du lediglich bei der Rechnung die Steuerart “IGL” auswählen und ProSaldo.net führt die Schritte 1 und 2 beim Abschließen der Rechnung völlig selbstständig aus.

1. Schritt: Erfassung des Kunden als Konto in der E/A-Rechnung

Damit ProSaldo.net die Zusammenfassende Meldung erstellen kann, benötigt das Programm die UID-Nummer deines Kunden. Erstelle daher wie folgt ein Kundenkonto:

==> Öffne auf der linken Seite den Menüpunkt “Kontakte” und lege einen neuen Kontakt an. Erfasse die Kundenstammdaten inklusive UID-Nummer und speicher sie mit dem Button rechts oben ab.  Anschließend gehst du unter “Einstellungen” “Konten” und erstellst ein neues Konto mit dem Button “Neues Konto”. Wähle den Kontotyp “Kunden” und klicke auf das Kontaktsymbol rechts oben. Jetzt kannst du den eben angelegten Kontakt “auswählen” und die jeweiligen Daten werden übernommen. Abschließend speicherst du das neue Konto wieder oben rechts.

2. Schritt: Erfassung der Ausgangsrechnung

Ebenfalls auf der linken Seite findest du den Menüpunkt “Offene Posten”. Offene Posten werden in der UVA-Berechnung nicht berücksichtigt, außer es handelt sich um eine innergemeinschaftliche Lieferung (bzw. sonstige Leistung EU).

Der für Ausgangsrechnungen übliche Belegkreis ist “AR”, zu dem automatisch eine fortlaufende Nummer vergeben wird. Als OP Nr. gibst du deine Rechnungsnummer ein. Unter “Alle Konten” wählst du das unter Schritt 1 angelegte Kundenkonto. In der Zeile “E/A-Konto” kannst du ein beliebiges Einnahmen-Konto verwenden, unbedingt einzugeben ist Steuercode 953, da dieser die Buchung als innergemeinschaftliche Lieferung definiert.

Mit Klick auf “Buchen” wird der offene Posten angelegt.

Wird nun die Umsatzsteuervoranmeldung oder die Zusammenfassende Meldung für Zeitraum Mai erstellt, wird die Ausgangsrechnung 5 darin entsprechend berücksichtigt.

3. Schritt: Verbuchen des Zahlungseinganges

Wird die Rechnung zur innergemeinschaftlichen Lieferung vom Kunden bezahlt, wird der offene Posten ausgebucht. Dadurch erfolgt die Verbuchung am Einnahmenkonto für die einkommensteuerliche Berücksichtigung des Geschäftsfalles sowie der Eingang am Zahlungsmittelkonto.

Mit dem Symbol “+” neben dem Feld “OP Nr.” gelangst du in die Auswahl deiner offenen Posten. Wähle den betreffenden offenen Posten und kliche auf “OP übernehmen”. Ergänze anschließend in der Buchungsmaske den Belegkreis (z.B. BA für Bank), das Verrechnungskonto, sowie das Zahldatum.

Da der Geschäftsfall mit Schritt 2 umsatzsteuerlich fertig verbucht wurde, ist bei der Zahlung kein Steuercode mehr anzugeben.

Mit “Buchen” übernimmt ProSaldo.net die Buchung in das Buchungsjournal. Damit findest du die Einnahme mit dem Zahldatum auch in deiner Erfolgsrechnung sowie den Bankbewegungen und der Geschäftsfall ist buchhalterisch erledigt.

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Ein Konto wird mehr, das andere weniger – eine ganz einfache Buchung, sollte man meinen. Wäre da nicht der Buchhaltungsgrundsatz “Keine Buchung ohne Beleg”, der die Sache etwas komplizierter gestaltet. Jedoch ist mit dem richtigen “Trick” auch diese Anforderung schnell gemeistert.

Was ist eine Umbuchung?

Mit dem Begriff “Umbuchung” bezeichnet man Buchungen, bei denen Beträge von einem Verrechnungskonto auf ein anderes verschoben werden. Die gebräuchlichsten Verrechnungskonten in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung sind dafür Kassa- und Bankkonten. Hebt man Geld von der Bank für die Kassa ab, tätigt man in der Buchhaltung eine Umbuchung von der Bank an die Kassa. Überträgt man Geld vom Bankkonto 1 auf das Bankkonto 2, erfordert dies in der Buchhaltung eine Umbuchung vom Bankkonto 1 an das Bankkonto 2.

Umbuchungen haben keinen Einfluss auf den Gewinn des Unternehmens, sondern transportieren lediglich Beträge innerhalb des Unternehmens.

Welche Besonderheiten haben diese Buchungen?

Wenn Beträge von der Kassa auf die Bank oder vom Bankkonto 1 auf das Bankkonto 2 umgebucht werden, dann müssen in der Buchhaltung für ein und denselben Geschäftsfall zwei Belege verbucht werden.

Wird Geld von der Kassa auf das Bankkonto übertragen, liegt zum gleichen Geschäftsfall ein Kassabeleg und der Kontoauszug vom Bankkonto zur Verbuchung vor. Würde man nur den Kassabeleg buchen, fehlt die fortlaufende Nummer des Bankkontoauszugs – bucht man nur den Bankkontoauszug, fehlt die fortlaufende Nummer der Kassa.

Zusätzlich gilt für jede Buchhaltung der Grundsatz: “Kein Beleg ohne Buchung – keine Buchung ohne Beleg”.

Einen Beleg weglassen ist daher nicht möglich. Jedoch zwei Mal von Kassa an Bank buchen ist natürlich auch nicht zielführend, da sich damit der Betrag verdoppeln würde.

Wie werden die Buchungen also erfasst? – “Schwebende Geldbewegungen”

Das Problem wird durch das Zwischenkonto “Schwebende Geldbewegungen” gelöst. Zum Kassabeleg bucht man von Kassa an Schwebende Geldbewegungen, zum Bank-Kontoauszug von Schwebende Geldbewegungen an Bank.

Damit erfolgt auf der Kassa und der Bank nur eine Buchung und das Konto “Schwebende Geldbewegungen” ist durch beide Buchungen ausgeglichen.

Beispiel der Umbuchung mit ProSaldo.net

Am 10.01.2019 werden mit Beleg KA 10 EUR 500,- aus der Kassa genommen und auf das Bankkonto einbezahlt. Die Gutschrift scheint am Kontoauszug 8 mit 11.01.2019 auf.

Verbuchung von Kassabeleg 10

Bei Umbuchungen zwischen Verrechnungskonten wird in der Zeile “Verr.-Konto” jenes Konto angegeben, das mehr wird. Das Konto, welches weniger wird, kommt in die Zeile E/A-Konto.

Für diese Buchung wird das Konto “Schwebende Geldbewegungen” mehr, das Konto “Kassa” dagegen weniger, da EUR 500,- aus der Kassa genommen wurden.

Verbuchung von Kontoauszug 8

Mit der zweiten Buchung wird das Konto Bank mehr (die EUR 500,- sind darauf eingelangt), das Konto “Schwebende Geldbewegungen” wird wieder weniger.

Durch diesen Buchungsvorgang sind alle Anforderungen erfüllt:

– Beide Belege – sowohl der Kassabeleg als auch der Kontoauszug – wurden verbucht, also keine Belegnummer ausgelassen

– Am Kassakonto ist der Abgang ersichtlich, am Bankkonto der Zugang

– Da das Konto “Schwebende Geldbewegungen” nach jeder Umbuchung wieder auf Saldo Null sein muss, kann jederzeit überprüft werden, ob alle Umbuchungen vollständig verbucht wurden.

Gerade bei Unternehmen, bei denen sowohl Bargeld vom Firmenkonto abgehoben, als auch vom Unternehmer privat Geld auslegt wird, kann so einfach überprüft werden, ob Abhebungen und Barauslagen richtig getrennt wurden.

Weder auf der Kassa noch auf der Bank ist der Geschäftsfall doppelt und am Kontoauszug des Kontos “Schwebende Geldbewegungen” kann der Umbuchungsvorgang übersichtlich nachvollzogen werden.

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In der doppelten Buchhaltung sind Forderungsausfälle in der Buchhaltung einfach nachvollziehbar. Für einen Einnahmen-Ausgaben-Rechner jedoch ist der dadurch entstandene jährliche Schaden i.d.R. kaum messbar, da die Ausgangsrechnungen erst zum Zeitpunkt der Bezahlung den Eingang in die Buchhaltung finden würden. Dieser Blogartikel zeigt die Erfassungsmöglichkeiten für in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (die nicht umsatzsteuerpflichtig sind oder die Umsatzsteuer nach dem Prinzip der Ist-Versteuerung abführen) auf.

Warum sollte man sich diese Arbeit antun?

Forderungsausfälle sind in den meisten Unternehmen immens unterschätzte Schadensfälle. Meist wird versucht, die fehlende Liquidität durch immer mehr neue Aufträge zu kompensieren, bis das Unternehmen an die äußersten Grenzen seiner Leistungsfähigkeit stößt. Weitaus zielführendener ist es, eine genaue Schadenserhebung durchzuführen und das eigene Forderungsmanagement entsprechend der Kunden-Zielgruppe zu optimieren.

Wann ist eine Rechnung als Forderungsausfall zu betrachten?

Verjährung der Forderung

Forderungen aus Lieferungen und Leistungen verjähren i.d.R. nach drei Jahren ab Vollendung der Leistung bzw. Lieferung. Die Frist kann durch ein schriftliches Anerkenntnis des Schuldners, einer schriftlichen Ratenvereinbarung oder rechtzeitiger Einbringung der Klage unterbrochen werden.

Sind daher drei Jahre nach Vollendung der Leistung oder Lieferung ohne Unterbrechung der Verjährungsfrist vergangen, ist von einem Forderungsausfall auszugehen.

Die Kunde ist nicht mehr auffindbar

Ist der Kunde eine natürliche Person, dann ist i.d.R. unerheblich, ob sein Gewerbe noch aufrecht ist oder zurückgelegt und das Unternehmen geschlossen wurde. Wenn Sie einen Inkassopartner haben (Inkassobüro oder Rechtsanwalt), lohnt es sich i.d.R. über diesen prüfen zu lassen, ob vielleicht eine neue Meldeadresse aufscheint.

Ist dein Kunde tatsächlich nicht mehr auffindbar, hängt die weitere Vorgehensweise von der Forderungshöhe ab.

Bei hohen Forderungsbeträgen werden weitere Recherchen oder Rechtsmittel möglicherweise angebracht sein bevor die Forderung als Ausfall anzusehen ist. Dennoch ist vor jedem weiteren Schritt vorsichtig abzuwiegen, welche Kosten möglicherweise von deinem Unternehmen – zusätzlich zum Forderungsausfall – durch die Betreibung der Forderung entstehen und ob die Chance, mit der angestrebten Maßnahme die Forderung doch einzubringen, entsprechend hoch ist.

Rechnen sich weitere Betreibungsmaßnahmen aufgrund der geringen Forderungshöhe nicht, wird realistisch betrachtet somit von einem Forderungsausfall auszugehen sein.

Das Unternehmen ist geschlossen

Hier hängt es davon ab, ob die Liquidierung des Unternehmens bereits abgeschlossen ist oder nicht. Wenn die Liquidierung bereits abgeschlossen ist, kann von einem Forderungsausfall ausgegangen werden.

Ist diese hingegen noch nicht abgeschlossen, kann die Forderung während der Liquidierung noch betrieben werden.

Kunde ist in Konkurs

Ist die Anmeldefrist für das Konkursverfahren abgeschlossen oder die zu erwartende Quote so gering, dass diese kaum die Gebühren und Kosten für die Anmeldung abdeckt, ist von einem Forderungsausfall auszugehen.

Kann deine Forderung noch zum Konkursverfahren angemeldet werden und deckt die zu erwartende Quote die Kosten mit hoher Wahrscheinlichkeit ab, dann besteht „nur“ ein Forderungsausfall in Höhe von Forderungssumme abzüglich zu erwartender Quote.

Kunde ist mittellos

Stellt sich heraus, dass der Kunde mittellos ist, kann trotzdem eine Mahnklage in Betracht gezogen werden. Mit einem Titel aus einer erfolgreichen Mahnklage kann die offene Forderung 30 Jahre lang exekutiert werden sofern sich die finanzielle Situation des Schuldners in dieser Zeit verbessert. Dennoch ist vorläufig von einem Forderungsausfall auszugehen, da nicht absehbar ist, ob überhaupt und wenn ja, wann die Forderung noch realisiert werden kann.

Aufzeichnungsmöglichkeit

Grundsätzlich werden in der E/A-Rechnung nur Einnahmen – also die Zahlung – aufgezeichnet. Daher findet sich grundsätzlich keine Abbildung von Forderungsausfällen in der eigentlichen Buchhaltung.

Mit folgender Buchungstechnik besteht optional die Möglichkeit, Forderungsausfälle zwecks Informationsgewinnung erfolgsneutral in der Buchhaltung zu erfassen.

Konto anlegen

Für die Aufzeichnung benötigst du in jedem Fall ein eigenes Konto.

Achtung: Damit dieses Konto keine Auswirkung auf das Unternehmensergebnis oder die Umsatzsteuerauswertungen hat, ist unbedingt auf folgende Einstellungen zu achten:

– Keine Zuordnung eines Umsatzsteuercodes
– Keine Zuordnung zu einer E1a-Kennzahl
– Markierung „erfolgsneutral“

Offenen Posten löschen

Wenn die Ausgangsrechnung mit ProSaldo.net erstellt wurde, ist im ersten Schritt der offene Posten zu löschen.

Wählen unter den Menüpunkt „Offene Posten“, klicke anschließend auf die drei Punkte in der Auswahlliste des offenen Posten und wähle OP löschen:

Danach bestätige den Vorgang mit „OK“:

Achtung: Bitte vermeide es den offenen Posten direkt als Forderungsausfall auszubuchen, da leicht übersehen werden kann, dass man zum einen das E/A-Konto ändern, und zum anderen den Umsatzsteuercode entfernen muss. Zusätzlich würdest du in diesem Fall noch ein eigenes Verrechnungskonto benötigen, welches jährlich vor der Übernahme der Eröffnungsbuchungen ausgebucht werden muss.

Verbuchung

Zur Vermeidung von Fehlern empfiehlt sich die Anlage einer Vorlage.
Als Belegnummer kann ein eigener Belegkreis oder der Fakturen-Belegkreis verwendet werden (Achtung: Überschreibe in diesem Fall den Vorschlagswert der Belegnummer mit der Original-Belegnummer!).
Für das Belegdatum empfiehlt sich jenes Datum, an dem der Sachverhalt der Uneinbringlichkeit festgestellt wurde (z.B. Schreiben des Anwalts, Konkursedikt,…)
Da die Umsatzsteuer nicht an das Finanzamt abgeführt wird, stellt diese keinen Verlust dar, daher empfiehlt sich die Verwendung des Nettobetrages.
Verr.-Konto.: Da keine Zahlung stattgefunden hat, wird kein Zahlungsmittelkonto angegeben.
E/A-Konto: Als E/A-Konto dient das neu angelegte erfolgsneutrale Forderungsausfallskonto.

Vorteile

Die Anwendung dieser Buchungsvariante ermöglicht dir:

• im Detail nachzuvollziehen, welche Rechnungen uneinbringlich waren,
• die Summe jährlich/ monatlich/ quartalsmäßig jederzeit abzufragen und
• die Forderungsausfälle im Verhältnis der einbringlichen Forderungen zu sehen.

The post Forderungsausfälle in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung appeared first on ProSaldo.net.

Eine oftmals vernachlässigte Pflicht ist die regelmäßige Überprüfung der UID-Nummern von Kunden und Lieferanten. Dies kann zu einer sehr teuren Überraschung im Zuge einer Betriebsprüfung führen.

Was ist eine UID-Nummer?

Die UID-Nummer (Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer) weist einen Unternehmer oder ein Unternehmen als solches im Sinne des Umsatzsteuergesetzes aus. Wer über eine gültige europäische UID-Nummer verfügt, ist bei einem europäischen Finanzamt als Unternehmer registriert und darf von anderen europäischen Unternehmern als solcher behandelt werden.

Dazu gehört z.B. dass ein europäischer Unternehmer Ware oder Dienstleistungen von einem anderen Unternehmer in einem anderen EU-Land ohne ausländische Umsatzsteuer erhalten darf.

Siehe dazu auch Blogartikel:

• Innergemeinschaftliche Lieferungen in der EA-Rechnung
• Innergemeinschaftliche Erwerbe verbuchen mit ProSaldo.net
• Rechnungen über Facebook-Werbeleistungen richtig verbuchen mit ProSaldo.net

Die UID-Nummer beginnt immer mit dem Landeskürzel, gefolgt von einer (Buchstaben/)Ziffern-Kombination, die je nach EU-Land unterschiedlich lang ist.

Beispiele:

ATU12345678 (UID-Nummer Österreich)
IT12345678901 (UID-Nummer Italien)
RO1234567 (UID-Nummer Rumänien)
EL123456789 (UID-Nummer Griechenland)

Verfügt jeder Unternehmer über eine UID-Nummer?

Jeder Unternehmer, der bei der Finanzverwaltung seines Landes als Unternehmer registriert ist, hat Anspruch auf eine UID-Nummer. Diese muss der Unternehmer selbst bei seiner Finanzverwaltung beantragen.

Verfügt ein Unternehmer über keine gültige UID-Nummer, muss dieser in umsatzsteuerlichen Belangen wie eine Privatperson behandelt werden.

Woher weiß man, ob eine UID-Nummer gültig ist und auch dem betreffenden Unternehmer gehört?

Für jede europäische UID-Nummer stehen folgende Überprüfungsmöglichkeiten zur Verfügung:

• direkt aus ProSaldo.net im Menüpunkt “Kontakte”
• MIAS (Online-Prüfdienst der Europäischen Kommission)

Für die Überprüfung der UID-Nummern gibt es zwei Stufen:

Prüfung in Stufe 1

Stufe 1 prüft nur, ob die angegebene UID gültig ist, also tatsächlich von einer europäischen Finanzverwaltung vergeben wurde.

Prüfung in Stufe 2

Bei der Überprüfung mit Stufe 2 wird die UID-Nummer nicht nur auf Gültigkeit überprüft, sondern auch, ob diese tatsächlich dem Unternehmen gehört.

Wird ein Unternehmen zum ersten Mal überprüft, sollte die UID-Prüfung Stufe 2 verwendet werden. Bei der Prüfung bestehender Kunden und Lieferanten könnte auch die Stufe 1 verwendet werden, empfehlenswerter ist jedoch, immer die Stufe 2 zu verwenden, da nur diese wirkliche Beweiskraft hat, wenn im Zuge einer Betriebsprüfung Buchungen bzw. Belege beanstandet werden.

Achtung: Das Prüfergebnis muss immer ausgedruckt und als Beleg abgelegt werden! Im Zuge einer Betriebsprüfung musst du diese vorlegen können.

UID-Prüfung über ProSaldo.net

Unter dem Menüpunkt “Kontakte” kannst du jede UID-Nummer prüfen. Bitte beachte: Um eine UID prüfen zu lassen, musst du dich mit deiner eigenen UID verifizieren. Bitte hinterlegen diese in den Betriebsdaten (Eigener Betrieb). Danach gibst du bei den Stammdaten die UID ein und klickst auf das Kreis-Symbol daneben.

Danach kommst du auf diese Seite:

Hier siehst du, ob die Nummer gültig ist und kannst gleichzeitig die hinterlegten Daten in deinen Kontakt übernehmen, indem du auf den Pfeil neben “Ergebnis” klickst.

Zusätzlich erscheint jetzt hier ein grüner Haken und du siehst, wann du zuletzt die UID-Nummer überprüft hast.

Prüfung über MIAS

Der Online-Prüfdienst der Europäischen Kommission “MIAS” (Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem) ist über den Link  http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/ erreichbar.

Gib zuerst die UID-Nummer deines Kunden oder Lieferanten ein, darunter deine eigene.

Hier wird das Land separat ausgewählt und die UID-Nummer ohne Länderkürzel eingegeben.

Wenn du deine eigene UID-Nummer nicht angibst, erfolgt die Prüfung in Stufe 1. Mit Angabe deiner eigenen UID-Nummer liefert MIAS von allen Ländern, die die Unternehmerdaten für MIAS veröffentlicht haben, zusätzlich Name und Anschrift des geprüften Unternehmens an.

Bei jenen Ländern, die für MIAS nicht freigegeben sind, muss die Prüfung zum Erhalt der Unternehmensdaten via FA-Online durchgeführt werden.

Warum muss ich die UID-Nummer überhaupt überprüfen?

Als Unternehmer bist du durch das Unternehmensgesetzbuch (UGB) zu einer besonderen kaufmännischen Sorgfalt verpflichtet. Das bedeutet, dass du alle deine zumutbaren Möglichkeiten ausschöpfen musst, um die Richtigkeit der Angaben deiner Kunden bzw. Lieferanten zu überprüfen.

Bei Geschäftsfällen, die eine UID-Nummer des Rechnungsausstellers und/ oder Empfängers verlangen, muss daher nicht nur geprüft werden, ob die UID-Nummern vorhanden sind, sondern auch, ob diese richtig geschrieben und wirklich gültig sind.

Beispielsweise sind Warenlieferungen in die EU bei Vorliegen der Voraussetzungen nach Art. 7 Abs 1 UStG 1994 steuerfrei (siehe auch Blogartikel Innergemeinschaftliche Lieferungen in der EA-Rechnung), eine dieser Voraussetzungen ist die UID-Nummer des Warenempfängers.

Nach Ansicht der Finanz (Umsatzsteuer-Richtlinien Rz 4351 ff) kann die Gültigkeit der UID-Nummer durch Nutzung des UID-Bestätigungsverfahrens nachgewiesen werden und ein Hinweis auf die Anwendung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns sein (vgl. Umsatzsteuer-Richtlinien Rz 4016-4020). Liegt keine gültige UID des Warenempfängers vor, so kann die Steuerbefreiung vom leistenden Unternehmer nicht in Anspruch genommen werden (der Empfänger ist also wie eine Privatperson zu behandeln).

Kann die kaufmännische Sorgfalt durch die Bestätigung über die erfolgte UID-Prüfung nachgewiesen werden, so greift der Vertrauensschutz nach Art. 7 Abs 4 UStG und die Steuer wird vom Warenempfänger geschuldet.

Während dies für innergemeinschaftliche Lieferungen im Umsatzsteuergesetz geregelt und unstrittig ist, ist die Voraussetzung einer gültigen UID-Nummer bei innerösterreichischen Rechnungen nicht so klar.

In der jüngsten UFS-Rechtsprechung (Unabhängiger Finanzsenat) wird allerdings in mehreren Entscheidungen der inländische Vorsteuerabzug für Rechnungen versagt, bei denen der Rechnungsaussteller entweder keine oder keine gültige UID angibt, siehe z.B. UFS RV/0085-G/10 vom 24.08.2011 oder UFS RV/0364-W/10 vom 05.03.2010. Es wird in diesen Entscheidungen die sorgfältige Überprüfung der UID durch den Rechnungsempfänger vorausgesetzt.

Diese Entscheidungen bedeuten, dass du auch überprüfen musst, ob jemand, der im umsatzsteuerlichen Sinn als Unternehmer in Österreich auftritt, auch tatsächlich ein Unternehmer im umsatzsteuerlichen Sinn ist, also über eine gültige UID-Nummer verfügt.

Die ausführliche Beschreibung der Prüfung von Rechnungen findest du im Blogartikel Belegkontrolle für Vorsteuerabzug – was muss auf die Rechnung?

Eine Überprüfung der UID-Nummer (mit Ausdruck der Bestätigung!) deines Geschäftspartners sollte daher bei folgenden Geschäftsfällen durchgeführt werden:

• Eingehende Rechnungen mit österreichischer Umsatzsteuer, die als Vorsteuer geltend gemacht werden soll.
• Steuerfreie Ausgangsrechnungen für innergemeinschaftliche Lieferungen oder sonstige Leistungen EU.
• Inländische Geschäfte, bei denen die Steuerschuld aufgrund spezieller Regelungen auf den Leistungsempfänger übergeht, wie z.B. bei Bauleistungen oder in der Abfallwirtschaft.

Wie kann diese Vorschrift in der Praxis angewendet werden?

Wenn ein Kunde eine steuerfreie Rechnung verlangt oder du eine Rechnung mit Umsatzsteuer erhälst, bei der du den Vorsteuerabzug geltend machen möchtest, musst du die UID-Nummer vom Kunden bzw. Lieferanten überprüfen.

Wichtig: Drucke das Prüfergebnis aus und lege es gemeinsam mit der Eingangs- bzw. Ausgangsrechnung oder in einem separaten Ordner für UID-Prüfprotokolle ab!

Achtung: Bei Kunden/ Lieferanten, mit denen du laufend Geschäfte tätigst, muss die Prüfung zwar nicht bei jeder Rechnung durchgeführt werden, sollte jedoch regelmäßig wiederholt werden. Führt ein Unternehmen z.B. über einen gewissen Zeitraum keine Abgaben an das Finanzamt ab, kann dieses die Gültigkeit der UID-Nummer aufheben.

Liefert MIAS zwar “gültig” zurück, jedoch ohne Name/ Anschrift, dann hat das betreffende EU-Land die Daten nicht für MIAS veröffentlicht. Führe in diesem Fall die Prüfung über ProSaldo.net durch.

Ist die UID-Nummer ungültig oder stimmen die Daten nicht überein, bist du nicht berechtigt, die ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend zu machen, bzw. eine steuerfreie Rechnung auszustellen. Setze dich zur Abklärung umgehend mit deinem Kunden/ Lieferanten in Verbindung, am besten bevor du die Rechnung bezahlst bzw. die Leistung/Lieferung für den Kunden erbringst.

Tipp: In Deutschland ist die UID-Nummer unter dem Begriff “Mehrwertsteuer-Nummer” oder “USt-ID” bekannt. In anderen Ländern wird die UID-Nummer meist als VAT-Nr. (für Value Added Tax) angegeben.

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